Workflow là gì? Lợi ích không hề nhỏ mà Workflow mang lại

Workflow là gì –  Là một trong những thuật ngữ được sử dụng trong nhiều lĩnh vực trong đời sống đặc biệt là trong kinh doanh. Workflow mang đến nhiều lợi ích dành cho các doanh nghiệp, nhà quản lý cũng như nhân viên tại các công ty, doanh nghiệp. Nhờ có Workflow quy trình làm việc được diễn ra khoa học, thông minh và dễ dàng hơn từ đó giúp tối ưu thời gian làm việc và tăng năng suất nhân viên. 

Trong bài viết sau, Hoamitech.com sẽ chia sẻ đến bạn những thông tin chi tiết nhất về Workflow cũng như cách xây dựng một mô hình Workflow hiệu quả. Cùng tham khảo ngay!

Workflow là gì?

Workflow là gì?
Dịch theo nghĩa tiếng Anh “ work ” có nghĩa là việc làm và “ flow ” là sự chảy qua. Khi ghép hai từ này lại với nhau sẽ ra cụm từ Workflow. Hiểu một cách đơn thuần là luồng việc làm hay quy trình tiến độ việc làm .

Workflow bao gồm mô hình hoạt động kinh doanh được phối hợp và lặp lại. Luồng công việc được kích hoạt bởi tài nguyên có hệ thống. Thành quy trình biến đổi vật liệu, xử lý thông tin hoặc cung cấp dịch vụ. Hiểu một cách nôm na cách vẽ Workflow. Chính là các bước liên quan đến quy trình xử lý và hoàn thành công việc.

Lợi ích của Workflow là gì?

Lợi ích của Workflow là gì?

Thiết kế công việc cách trực quan

Thay vì xếp việc làm thành một mớ hỗn độn, workflow được cho phép bạn bộc lộ việc làm một cách trực quan, khoa học và dễ hiểu .
Nhờ đó bạn hoàn toàn có thể thuận tiện kiểm tra tính logic, tính hài hòa và hợp lý của nó. Điều này làm cho bạn thuận tiện biến hóa việc thực thi những việc làm nếu như có gì chưa vừa lòng .

Liên kết hoạt động tốt hơn

Bằng những loại giao diện tương tác khác nhau thì workflow được cho phép sự phối hợp việc làm giữa con người và phần mềm tốt hơn .

Đưa công việc vào một trật tự

Khi sử dụng workflow bạn có thể biết được:

  • Cách để bắt đầu công việc
  • Cách làm công việc như thế nào?
  • Biết được mục tiêu cần nhắm tới
  • Tránh mắc những lỗi do quy trình công việc không đúng

Lý do nên sử dụng Workflow là gì?

Workflow hợp lý hóa những quy trình tiến độ thao tác phức tạp và rối rắm, đơn giản hóa những trách nhiệm lặp đi lặp lại. Và cải tổ mức độ hiệu suất cao của một quy trình tiến độ. Ngoài ra, workflow còn có những ưu điểm như sau :

  • Hợp lý hóa quy trình;
  • Loại bỏ các nhiệm vụ dư thừa hoặc không mang lại hiệu quả;
  • Thiết lập các quy định về thời gian đảm bảo quy trình diễn ra theo đúng tiến độ;
  • Tăng cường trách nhiệm: Xác định rõ vai trò của từng người trong một quy trình công việc. Sẽ nâng cao tính tự giác và trách nhiệm của người đó trong quá trình thực hiện công việc;
  • Giữ quá trình minh bạch: đảm bảo tất cả mọi người đều biết được một quy trình công việc. Sẽ diễn ra như thế nào và những ai sẽ chịu trách nhiệm.
  • Nhanh chóng phản hồi các vấn đề.
  • Theo dõi và đánh giá được hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên.

Các loại sơ đồ quy trình làm việc Workflow là gì?

Các loại sơ đồ quy trình làm việc Workflow là gì?
Có nhiều loại sơ đồ quá trình thao tác và cách vẽ Workflow khác nhau. Tuy nhiên trên thực tiễn người ta thường sử dụng những loại sau :

Lưu đồ ANSI – Đây là sơ đồ quy trình làm việc sử dụng các ký hiệu của ANSI (Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ) để mô tả từng bước liên quan.

Hoạt động UML – Lưu đồ này được biểu diễn bằng đồ thị về thứ tự các nhiệm vụ. Hoặc các bước liên quan bằng cách sử dụng Ngôn ngữ tạo mô hình thống nhất.

BPMN – Đây là một loại sơ đồ sử dụng ký hiệu mô hình hóa quy trình nghiệp vụ. Sử dụng các ký hiệu được tiêu chuẩn hóa. Cho phép cả người dùng chuyên lẫn không chuyên về kỹ thuật có thể hiểu nó dễ dàng hơn.

SIPOC – Đây là một loại sơ đồ tập trung phân tích các khía cạnh khác nhau của quy trình công việc. Và xác định mức độ quan trọng của chúng. Cách vẽ workflow này là tập trung vào những người tạo và nhận dữ liệu. Không giống như sơ đồ truyền thống nơi thứ tự các bước là trọng tâm chính.

Vẽ Workflow là gì?

Cách vẽ Workfow khoa học
Doanh nghiệp và nhà quản trị trọn vẹn hoàn toàn có thể làm chủ kế hoạch việc làm. Cũng như kế hoạch kinh doanh thương mại của mình trải qua cách vẽ Workflow 6 bước đơn thuần sau đây :

Bước 1: Chọn quy trình của workflow là gì 

Bước đầu tiên trong cách vẽ Workflow chính là xác định quá trình theo dõi, giám sát và triển khai quy trình. Tại bước này nhà quản lý cần lựa chọn đúng loại sơ đồ quy trình làm việc. Phù hợp với nhu cầu, mục đích cũng như thực trạng của doanh nghiệp. Cân nhắc đến các đối tượng người dùng quy trình làm việc này. Ngoài ra nhà quản lý cần cân nhắc xem xét sơ đồ công việc mô tả quy trình làm việc hiện tại. Hay một mô hình làm việc được thiết kế cho tương lai.

Bước 2: Xác định điểm bắt đầu và kết thúc của workflow là gì 

Bước thứ 2 trong cách vẽ workflow nhà quản trị. Cần xác lập điểm mở màn và điểm kết thúc của lưu đồ việc làm. Cần bảo vệ sơ đồ bộc lộ được tiềm năng khởi đầu và hiệu quả sau cuối một cách đơn cử, rõ ràng .

Bước 3: Thu thập thông tin 

Nhà quản trị cần tích lũy thông tin từ nhân sự của mình. Cũng như những bộ phận phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp. Nhằm bảo vệ quá trình việc làm trên sơ đồ tương thích với năng lượng nhân viên cấp dưới và tình hình của doanh nghiệp. Vạch ra những trách nhiệm có tương quan tại từng bước trên lưu đồ. Nhằm phân loại việc làm đơn cử cho từng việc làm và nhân sự. Ngoài ra nhà quản trị cần ghi lại mốc thời hạn của quá trình. Cũng như những quan tâm quan trọng nhằm mục đích tăng hiệu suất cao việc làm .
Thu thập thông tin 

Bước 4: Loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết

Thông qua cách vẽ workflow nhà quản trị hoàn toàn có thể kiểm soát và điều chỉnh những quy trình. Cũng như quá trình thao tác kém hiệu suất cao. Bằng việc kiểm tra những trách nhiệm và xếp chúng vào một trong những hạng mục. Nhà quản trị hoàn toàn có thể phân loại và sắp xếp trách nhiệm hài hòa và hợp lý cho từng nhân viên cấp dưới, từng bộ phận. Để phân loại, nhà quản trị hoàn toàn có thể xem xét tiềm năng tổng thể và toàn diện của doanh nghiệp. Đối với những trách nhiệm không tương quan đến tiềm năng chung hoàn toàn có thể xếp vào trách nhiệm không thiết yếu, không quan trọng, không khẩn cấp .

Bước 5: Thiết kế sơ đồ quy trình công việc 

Tại bước này tổng thể những thông tin được nghiên cứu và phân tích. Các trách nhiệm và việc làm sẽ được tiến hành ở dạng sơ đồ. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng những công cụ, phần mềm workflow. Hoặc triển khai bằng tay thủ công qua việc truyền miệng hay vẽ trên giấy. Dù sử dụng cách vẽ workflow nào đi chăng nữa, điều quan trọng nhất. Vẫn là bộc lộ được quá trình thao tác dễ hiểu, dễ truyền đạt và san sẻ .

Bước 6: Phân tích kết quả

Bước ở đầu cuối chính là nhìn nhận và nghiên cứu và phân tích hiệu quả mà quá trình mang đến cho doanh nghiệp. Nhà quản trị hoàn toàn có thể nhìn nhận hiệu suất cao của workflow. Thông qua hiệu suất và hiệu quả thao tác của nhân viên cấp dưới. Cũng như qua thời hạn thực thi việc làm. Từ hiệu quả doanh nghiệp hoàn toàn có thể tìm ra điểm mạnh và điểm yếu của quy trình tiến độ workflow. Từ đó đưa ra những giải pháp kiểm soát và điều chỉnh tương thích .
Làm chủ kế hoạch với cách vẽ workflow mang đến nhiều ưu điểm đến nhà quản trị cũng như những doanh nghiệp. Nhờ sơ đồ này doanh nghiệp được quản lý và vận hành theo tiến trình khoa học và chuyên nghiệp. Giảm thiểu những bước bước dư thừa, kém hiệu suất cao trong tiến trình thao tác .

Các phần mềm liên quan Workflow

Workflow hoạt động trên iPhone/iPad

Apple đã mua lại ứng dụng Workflow và cung ứng nó không tính tiền cho người dùng của mình. Đây là một ứng dụng chiếm hữu tính năng tự động hóa gần như mọi thứ mà bạn hoàn toàn có thể làm trên iPhone / iPad. Đồng thời giúp bạn hoàn toàn có thể triển khai những việc làm trên thiết bị của mình một cách vô cùng thuận tiện với chỉ một phím bấm đơn thuần .

Phần mềm Microsoft project

Phần mềm Microsoft project
Đây là một ứng dụng chuyên nghiệp để bạn lên những kế hoạch việc làm. Microsoft Project không được bán kèm với bộ Microsoft Office, do đó bạn cần phải mua ứng dụng này riêng không liên quan gì đến nhau .
Phần mềm này tương hỗ bạn tạo những mindmap ( map tư duy ), workflow để hoàn toàn có thể thuyết trình những sáng tạo độc đáo, thuyết trình kế hoạch của mình một cách khoa học, logic mà chuyên nghiệp nhất .

Phần mềm Microsoft Excel

Excel thì có lẽ rằng không còn gì lạ so với những người đi làm. Với phong cách thiết kế dạng bảng của mình, Excel mang đến một giải pháp hữu dụng để bạn vẽ ra workflow, những việc làm theo thứ tự .

Hiểu được tầm quan trọng của Workflow (luồng công việc) là gì, hẳn là bạn sẽ muốn tạo ngay cho mình mọt workflow để có thể thực hiện những kế hoạch và đề ra các kế hoạch sắp tới hiệu quả hơn.

Để có thể hỗ trợ và tạo nên cái nhìn thân thiện của khách hàng với công ty, sản phẩm – dịch vụ của bạn. Phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng CRM của CRMVIET sẽ giúp bạn làm điều đó một cách đơn giản (gửi Email Marketing, SMS tự động,Tự động lưu trữ dữ liệu khách hàng…)

Lời kết 

Vừa rồi là toàn bộ thông tin về Workflow cũng như hướng dẫn sử dụng Workflow mà Hoamitech.com muốn chia sẻ đến bạn. Mong rằng bài viết đã giúp bạn hiểu được Workflow là gì cũng như biết được cách sử dụng hiệu quả nhất. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào đừng quên để lại bình luận phía dưới nhé!

Hồng Nhung – Tổng hợp và Edit

Source: https://bacxiunong.com
Category: Blog

Related Posts

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.