Top 3 phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí được sử – Gấu Đây – bacxiunong

Thời đại thông tin phát triển khiến cho khối lượng tài liệu tăng lên ngày càng nhiều, gây một sức ép lớn đối với các doanh nghiệp trong quá trình lưu trữ dữ liệu. Tuy nhiên, với sự ra đời của phần mềm quản lý văn thư lưu trữ, nhiều doanh nghiệp đã hoàn toàn khắc phục tình trạng này.

Thế nào là văn thư lưu trữ?

Khái niệm về văn thư lưu trữ

Văn thư tàng trữ là một ngành nghề khá thông dụng tương quan đến những việc làm văn phòng. Nhiệm vụ chính của văn thư tàng trữ là quản lý, sắp xếp và tàng trữ tài liệu trong cơ quan, doanh nghiệp hay chính phủ nước nhà. Nhân viên quản lý văn thư tàng trữ phải bảo vệ dữ gìn và bảo vệ và sử dụng tài liệu tàng trữ hiệu suất cao nhất .
phan-mem-quan-ly-van-thu-luu-tru

Vậy văn thư là những gì ?
Vậy văn thư là những gì ?

Văn thư chính là công văn, sách vở, tài liệu quan trọng của cơ quan, doanh nghiệp hoặc cơ quan chính phủ cần được giữ gìn và bảo tồn. Hoạt động của văn thư lưu trữ giúp tài liệu, hiện vật giữ được tính nguyên trạng vốn có của chúng .

Bạn đang đọc : Top 3 phần mềm quản trị văn thư tàng trữ không tính tiền được sử
Bạn đang đọc : Top 3 phần mềm quản trị văn thư tàng trữ không lấy phí được sử – Gấu Đây

Thế nào là phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí?

Phần mềm quản lý văn thư tàng trữ là những công cụ mưu trí tương hỗ người dùng quản lý văn thư cần tàng trữ trong doanh nghiệp. Những phần mềm này chiếm hữu những tính năng giúp việc tàng trữ tài liệu được trực quan và dễ trấn áp hơn. Đặc biệt, người dùng hoàn toàn có thể sử dụng những phần mềm này với mức giá 0 đồng .
Chuyển đổi số là thời gian tốt nhất để doanh nghiệp tận dụng công nghệ tiên tiến để xử lý những việc làm gây tốn thời hạn. Và quản lý văn thư tàng trữ cũng thế, khi vận dụng phần mềm, hiệu suất thao tác sẽ cao hơn, tiết kiệm chi phí được nhiều ngân sách và sức lực lao động .
Phần mềm được cho phép doanh nghiệp tiến hành hàng loạt văn thư lên một nền tảng tàng trữ riêng, giúp giảm bớt gánh nặng lưu kho hay những yếu tố ngoại cảnh như : hỏng hóc, lạc mất văn thư quan trọng .
phan-mem-quan-ly-van-thu-luu-tru

Top 3 phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí

Bitrix 24

Đối với nhiều doanh nghiệp, Bitrix24 đã trở thành “ bạn sát cánh ” không hề thiếu. Nền tảng này giúp mang đến một khoảng trống thao tác tự do, hiệu suất cao cho doanh nghiệp trải qua Internet. Bên cạnh đó, Bitrix24 còn được nhìn nhận cao bởi mạng lưới hệ thống quản lý tài liệu, văn thư tàng trữ cực kỳ can đảm và mạnh mẽ .
Khi sử dụng Bitrix24, người dùng hoàn toàn có thể tải và san sẻ tài liệu của mình với những thành viên khác. Ngoài ra, trải qua mạng lưới hệ thống nội bộ trực quan, bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm hoặc tương tác với tài liệu nhanh gọn nhất .
phan-mem-quan-ly-van-thu-luu-tru

Một số tính năng điển hình nổi bật của Bitrix24 :

  • Ổ đĩa lưu trữ đa dạng, phù hợp với mọi nhu cầu sử dụng của người dùng như: Dữ liệu của tôi, dữ liệu nhóm và dữ liệu công ty
  • Tạo ra sự linh hoạt khi người dùng tương tác, chỉnh sửa hoặc tải văn thư lưu trữ về máy tính
  • Hỗ trợ nút “like” để người dùng đánh dấu lại các tài liệu hữu ích
  • Mỗi phiên bản tập tin được tải lên đều có đầy đủ lịch sử chỉnh sửa, giúp người dùng dễ dàng khôi phục lại các phiên bản trước đó một cách nhanh chóng
  • Cung cấp tính năng tạm thời “khóa” tài liệu chia sẻ khi người sở hữu tài liệu ấy đang chỉnh sửa các tập tin của mình
  • Tích hợp với Google Docs, Office 365, MS Office Online giúp người dùng tạo và chỉnh sửa tài liệu từ xa
  • Có thể mở, chỉnh sửa, xem văn thư lưu trữ thông qua các tài khoản Google hoặc Microsoft
  • Sở hữu chức năng tìm kiếm hiệu quả, cho phép người dùng tìm thấy văn thư lưu trữ hoặc các thông tin khác trên hệ thống một cách dễ dàng

Cloudoffice

Một số tính năng nổi bật điển hình nổi bật của Bitrix24 :Cloudoffice là một công cụ tương hỗ cực kỳ đắc lực cho những nhân viên cấp dưới cấp dưới cấp dưới văn phòng. Tương tự với Bitrix24, Cloudoffice cũng chiếm hữu một mạng lưới mạng lưới mạng lưới hệ thống quản trị can đảm và mạnh mẽ và can đảm và mạnh mẽ và can đảm và mạnh mẽ và can đảm và mạnh mẽ. Phần mềm này phân phối được những nghĩa vụ và trách nhiệm và nghĩa vụ và trách nhiệm về tàng trữ, quản trị văn thư một cách tổng lực và khoa học nhất. Cloudoffice giúp nhân viên cấp dưới cấp dưới tối ưu hóa công tác làm việc thao tác hành chính, văn thư tàng trữ bằng những tính năng tiêu biểu vượt trội tiêu biểu vượt trội. Phần mềm giúp giảm tải việc làm, tiết kiệm chi phí ngân sách thời hạn, ngân sách cho bộ phận hành chính của doanh nghiệp .

phan-mem-quan-ly-van-thu-luu-tru

Một số tính năng điển hình nổi bật của Cloudoffice :

  • Hỗ trợ người dùng sắp xếp, quản lý văn thư theo trình tự, thời kỳ và các sự kiện liên quan
  • Cho phép người dùng đính file nội dung kèm theo tiêu đề văn bản, giúp việc truy cập và xem nội dung văn bản dễ dàng hơn
  • Người dùng có thể bình luận hoặc đưa ra ý kiến cá nhân khi xem văn bản
  • Cung cấp lịch sử chỉnh sửa văn bản giúp người dùng xem được các phiên bản tài liệu mới nhất và cả các phiên bản trước đó
  • Hỗ trợ tính năng xác định thời hạn xử lý tài liệu đối với các đơn vị cấp dưới
  • Mỗi đơn vị trong doanh nghiệp được phép tự thống kê, in văn bản theo quy định của pháp luật về văn thư lưu trữ

EFY Doc

Một số tính năng điển hình nổi bật của Cloudoffice :

Đứng top 3 những phần mềm quản lý văn thư tàng trữ mà Tino Group muốn ra mắt đến bạn là EFY Doc. Phần mềm có công dụng tương hỗ doanh nghiệp Việt theo dõi, phân phối, giải quyết và xử lý văn bản đến và đi một cách tối ưu nhất. EFY không chỉ quản lý văn thư tàng trữ tốt, phần mềm còn tương hỗ điều hành quản lý lịch trình công tác làm việc và những sự kiện tương quan đến việc làm rất hiệu suất cao. Bên cạnh đó, EFY còn giúp bạn theo dõi hoạt động giải trí của doanh nghiệp trải qua báo cáo giải trình tác dụng việc làm .
phan-mem-quan-ly-van-thu-luu-tru

Một số tính năng điển hình nổi bật của EFY Doc :

  • Thiết lập danh sách, tiếp nhận, phân công xử lý, theo dõi tiến độ, tra cứu tên và nội dung của các văn bản được gửi đến
  • Tạo lập, trình duyệt, xem xét, tra cứu, báo cáo, tổng hợp các văn bản được gửi đi
  • Tăng tính chuyên nghiệp trong công tác gửi hoặc nhận văn bản qua hòm thư điện tử
  • Hỗ trợ chức năng xem, thông báo hoặc xác nhận tình trạng của tài liệu qua SMS hoặc thư điện tử dựa trên Internet hoặc mạng nội bộ LAN
  • Điều hành, xử lý lịch trình công tác, lịch cá nhân, theo dõi tin tức, sự kiện trong nội bộ doanh nghiệp
  • Thông báo, nhắc nhở thời hạn làm việc của cấp trên phân bổ cho nhân viên cấp dưới
  • Tạo không gian tương tác giữa ban lãnh đạo và các cấp nhân viên qua một nền tảng chung
  • Theo dõi và báo cáo kết quả công việc theo tuần, tháng hoặc năm

Một số tính năng nổi bật điển hình nổi bật của EFY Doc :

phan-mem-quan-ly-van-thu-luu-tru

Phần mềm quản lý văn thư tàng trữ Open ngày càng nhiều trên thị trường với tính năng phong phú và tiện ích nên rất khó để đưa ra nhìn nhận về những sự lựa chọn tốt nhất. Vì vậy, doanh nghiệp cần hiểu tìm hiểu và khám phá kỹ hiệu năng của phần mềm trước khi sử dụng. Một phần mềm tốt là phần mềm cung ứng đủ và tương thích với tiềm năng sử dụng của mình .

FAQs về phần mềm quản lý văn thư lưu trữ

Các tài liệu điện tử có giá trị bao lâu?

Phần mềm quản trị văn thư tàng trữ Open ngày càng nhiều trên thị trường với tính năng nhiều mẫu mã và tiện ích nên rất khó để đưa ra nhìn nhận về những sự lựa chọn tốt nhất. Vì vậy, doanh nghiệp cần hiểu khám phá và tò mò kỹ hiệu năng của phần mềm trước khi sử dụng. Một phần mềm tốt là phần mềm đáp ứng đủ và thích hợp với tiềm năng sử dụng của mình .Theo pháp lý của pháp lý hiện hành, những giải pháp xác nhận những file tài liệu điện tử chỉ có giá trị trong vòng 5 năm. Những file điện tử có nguồn năng lượng biến thành file rác sau 5 năm nếu người dùng không gia hạn hoặc đưa ra những giải pháp tàng trữ trữ vĩnh viễn .

Vì sao phải sử dụng phần mềm quản lý văn thư lưu trữ?

Theo Tino Group, có 3 lý do nên sử dụng phần mềm quản lý văn thư lưu trữ là:
– Thời đại thông tin bùng nổ, khối lượng tài liệu cần lưu trữ ngày càng tăng, nhân viên văn phòng không đủ sức quản lý và kiểm soát toàn bộ tài liệu một cách hiệu quả nhất.
– Những tài liệu thô truyền thống rất dễ bị hư hỏng do tác động của thời gian hay một số yếu tố bên ngoài khác, khiến cơ quan, tổ chức dễ đánh mất các tài liệu quan trọng
– Nhiều doanh nghiệp đang bước vào thời kỳ chuyển đổi số, tối ưu hóa công việc quản lý văn thư lưu trữ đã trở thành xu hướng tất yếu buộc phải làm

Giá trị phần mềm quản lý văn thư lưu trữ mang đến cho doanh nghiệp là gì?

Giảm bớt gánh nặng về chi phí thuê nhân viên quản lý văn thư lưu trữ, thuê kho lưu trữ
Tối ưu hóa các công việc quản lý lưu trữ, tiết kiệm thời gian và công sức
Dễ dàng tìm kiếm và quản lý tài liệu trên một hệ thống nhất định
Tạo kho lưu trữ dữ liệu ảo khoa học và trực quan hơn
Cải thiện năng suất lao động cho nhân viên

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý văn thư lưu trữ là gì?

Có 3 tiêu chí giúp người dùng lựa chọn phần mềm quản lý văn thư lưu trữ hiệu quả:
– Phần mềm hỗ trợ tính năng tự động hóa việc quản lý, sắp xếp văn thư lưu trữ khoa học (theo thời gian, theo tên, theo mức độ quan trọng của tài liệu,…)
– Phần mềm cho phép người dùng truy cập, chỉnh sửa, tạo và tương tác tài liệu từ xa
– Phần mềm phải được tích hợp với những ứng dụng từ bên thứ 3 như: Dropbox, Gmail, Microsoft,…

Xem thêm : Top 2 phần mềm nuôi nick facebook trên điện thoại cảm ứng mưu trí tốt nhất 2021

Mọi vướng mắc và góp ý tương quan, xin sung sướng liên hệ ngay Tino Group để được tư vấn chi tiết cụ thể hoặc Fanpage để update những thông tin mới nhất nhé !
Tinh gọn quá trình – chạm đỉnh lệch giá – Tino Group tự tin sát cánh cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình dài quy đổi số !

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO

  • Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
  • Tổng đài miễn phí: 1800 6734
  • Email: [email protected]
  • Website: www.tino.org

Source: https://bacxiunong.com
Category: Blog

Related Posts

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.