Cuộc cách mạng 4.0 đã làm thay đổi gần như hoàn toàn phương thức vận hành của các doanh nghiệp. Đây cũng là nguyên nhân xuất hiện của những phần mềm giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu suất làm việc, gia tăng sự cạnh tranh. Và một trong những ứng dụng được quan tâm nhiều nhất là phần mềm văn phòng điện tử. Hãy cùng 1Office tìm hiểu những phần mềm này được sử dụng như thế nào trong doanh nghiệp tại bài viết này!

1. Giới thiệu chung về văn phòng điện tử

1.1 Phần mềm văn phòng điện tử là gì?

Khái niệm văn phòng điện tử ra đời là mốc đánh dấu sự dịch chuyển từ mô hình quản trị theo phương pháp truyền thống sang quản trị trực tuyến. Đây cũng được đánh giá là tiền đề cho quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp của doanh nghiệp. 

Phần mềm văn phòng điện tử tích hợp không thiếu những tính năng ship hàng những nhu yếu như quản lý, giải quyết và xử lý thông tin, việc làm, quản lý và điều hành nội bộ, … Mục đích khi vận động và di chuyển sang quy mô văn phòng điện tử là hiện đại hoá phương pháp quản lý truyền thống cuội nguồn giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn, ngân sách, tối ưu nhân lực và đem lại hiệu suất việc làm cao hơn .

Tất cả giấy tờ, công văn, báo cáo,đều được khởi tạo và xử lý, lưu trữ ngay trên một nền tảng tập trung trực tuyến. Tại đây, nhà lãnh đạo có thể duyệt và quản lý công việc dù đang ở đâu. Trong trường hợp phải làm việc tại nhà để phòng dịch, những vấn đề phát sinh hay quy trình hoạt động vẫn được xử lý tức thời đảm bảo không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến tiến độ công việc đội ngũ nhân sự.

1.2 Sự khác biệt giữa mô hình quản lý truyền thống và phần mềm văn phòng điện tử

1.3 Lợi ích khi ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử trong doanh nghiệp

Những quyền lợi mà phần mềm văn phòng điện tử mang đến cho doanh nghiệp gồm có :

• Quản lý quy trình tiến độ việc làm : Khởi tạo, theo dõi việc làm
• Quản lý dự án Bất Động Sản : tạo nhóm những việc làm tương quan trong từng dự án Bất Động Sản, tiến trình và báo cáo giải trình tác dụng biểu lộ dưới dạng biểu đồ vô cùng dễ nhìn .
• Nhắc việc : tự động hóa thông tin những việc làm gấp, gần đến hạn .
• Đánh giá hiệu suất cao nhân sự : tự động hóa thống kê bao nhiêu việc triển khai xong đúng hạn, quá hạn và đưa ra nhìn nhận dựa trên thang điểm tương ứng cho từng nhân viên cấp dưới .
• Quản lý người mua mưu trí : Tự động thông tin đến kỳ công nợ, gia hạn hợp đồng, báo cáo giải trình những tiêu chuẩn để chăm nom người mua tốt hơn

• Quản lý nhân sự hiệu quả: Phần mềm quản lý công việc từ xa sẽ tự động thông báo đến kỳ tăng lương, gia hạn hợp đồng lao động, chấm công và xin nghỉ phép online. Ngoài ra, dựa vào dữ liệu đã có, phần mềm còn giúp đưa ra gợi ý mức lương phù hợp với từng ứng viên.

2. Các bước cơ bản xây dựng văn phòng điện tử

Để thiết kế xây dựng văn phòng điện tử cho doanh nghiệp, bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm 5 bước sau :

2.1 Chuẩn hóa hệ thống giấy tờ, quy trình xử lý nội bộ

Để có thể chuyển giao hình thức làm việc từ thủ công sang số hoá, bạn cần thời gian để hệ thống lại toàn bộ các quy trình, xử lý các loại giấy tờ, nghiệp vụ hành chính của doanh nghiệp bạn. Ngoài ra, bạn cần chỉ rõ vai trò của từng cá nhân trong doanh nghiệp, chuẩn hóa từng bước trong quy trình làm việc trước khi đưa lên hệ thống phần mềm là yêu cầu tối quan trọng để số hóa dữ liệu thành công.

2.2 Xác định mô hình văn phòng điện tử phù hợp

Tại quá trình này, bạn cần lựa chọn đơn vị chức năng phân phối phần mềm văn phòng điện tử tương thích với quy mô nhân sự, mô hình hoạt động giải trí của doanh nghiệp mình. Có một vài chú ý quan tâm khi lựa chọn quy mô văn phòng điện tử mà bạn cần biết :

• Tính phong phú : Phần mềm có những công dụng ship hàng cho những phòng ban và link giữa những phòng ban hay không ?
• Phần mềm hoàn toàn có thể biến hóa linh động, phân phối sự tăng trưởng trong tương lai của doanh nghiệp hay không ?
• Dịch Vụ Thương Mại chăm nom tương hỗ 24/7 của đơn vị chức năng phân phối có tốt hay không ?

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm tương hỗ số hoá việc làm, tuy nhiên ít có phần mềm nào được coi là phần mềm văn phòng điện tử đúng nghĩa, bởi mỗi phần mềm chỉ ship hàng việc làm cho nhiệm vụ của một phòng ban. Do đó, doanh nghiệp thường phải sử dụng rất nhiều phần mềm, vô cùng phức tạp và không giống hệt .

2.4 Đào tạo nhân sự

Phần lớn rào cản trong việc ứng dụng công nghệ tiên tiến vào vận hành doanh nghiệp đến từ phía nhân sự, bởi tuy nhân sự là người trực tiếp sử dụng và hưởng lợi từ phần mềm, nhưng không phải ai cũng hoàn toàn có thể sử dụng thành thạo và vận dụng nó tốt trong việc làm của mình. Nhiều trường hợp, dù công ty bỏ rất nhiều ngân sách để ứng dụng giải pháp quốc tế với những lời trình làng “ có cánh ” nhưng nhân viên cấp dưới lại không thực sự sử dụng được, hoặc sử dụng theo hướng đối phó cho xong. Tất cả là bởi bởi phần mềm có những tính năng nghe qua thì hay nhưng ứng dụng quá phức tạp, chưa tối ưu thưởng thức cho người dùng cuối .

Để tránh tình trạng đó, khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc miễn phí nên có thời gian để một số key person trải nghiệm và cân nhắc kỹ càng về những phản hồi của họ trong quá trình trải nghiệm ấy. Bạn cũng nên lựa chọn sử dụng phần mềm Việt Nam hoặc các phần mềm được Việt hoá 100% để sử dụng để việc tiếp nhận của nhân viên trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, hãy dành thời gian và lên kế hoạch kỹ lưỡng để đào tạo cho nhân viên làm quen và sử dụng phần mềm. Nên nhớ rằng, dục tốc bất đạt, việc đưa một giải pháp mới vào công việc thường ngày của nhiều con người cần sự kiên nhẫn, không thể hoàn thành trong ngày một ngày hai.

2.5 Đo lường và đánh giá kết quả

Sau khi đã đưa phần mềm vào hoạt động giải trí, bạn cần liên tục giám sát xem hiệu suất cao mà phần mềm đem lại như thế nào, từ đó, có những kiểm soát và điều chỉnh tương thích với doanh nghiệp .

3. 1Office –  phần mềm văn phòng điện tử toàn diện cho doanh nghiệp 4.0

Phần mềm văn phòng điện tử 1O ffice cung ứng cho doanh nghiệp giải pháp quy đổi số tổng lực, giúp doanh nghiệp kiến thiết xây dựng “ văn phòng không sách vở ” và tối ưu hiệu suất thao tác của nhân viên cấp dưới .

• Đối với hoạt động quản trị công việc: 1Office cung cấp bộ tính năng giúp nhà quản lý có thể dễ dàng lập kế hoạch và giao việc cho đúng người, đúng phòng ban ngay trên phần mềm. Phần mềm tự động cập nhật báo cáo kết quả công việc. Từ đó, quản lý có thể nhanh chóng nắm bắt và đánh giá được hiệu quả công việc của từng cá nhân, từng phòng ban

• Đối với các quy trình làm việc: 1Office là giải pháp hoàn hảo để số hoá toàn bộ quy trình của các bộ phận, phòng ban. Từ đó, mọi thông tin về công việc, hoạt động, dự án từ người thực hiện, người phối hợp, thời gian triển khai, mức độ ưu tiên, các tài liệu liên quan, danh sách vật tư, hàng hoá,… đều được quản lý tập trung. Như vậy, tất cả các bộ phận liên quan đều có thể nhanh chóng nắm bắt được công việc và tiến độ, từ đó nâng cao hiệu suất công việc. 

• Đối với hoạt động quản trị nhân sự: Tính năng đơn từ của

  : Tính năng đơn từ của phần mềm quản lý công việc tự động giúp nhân viên nhanh chóng trình đơn từ (đơn xin nghỉ, đơn xin làm thêm, đơn xin làm bù,…); theo đó nhà quản trị cũng nhanh chóng duyệt đơn ngay trên phần mềm. Không chỉ vậy, 1Office còn cho phép mỗi nhân sự theo dõi bảng chấm công của mình theo thời gian thực và cung cấp bảng lương cho từng cá nhân, từ đó tránh tình trạng đơn, từ khiếu nại đối với hoạt động chấm công tính lương.

• Đối với hoạt động tuyển dụng: Thông tin về các chiến dịch từ tuyển dụng được lưu trữ tập trung trên phần mềm giúp nhà quản trị dễ dàng truy xuất thông tin, đồng thời kiểm soát được hiệu quả các chiến dịch tuyển dụng và có thể sử dụng thông tin cho các chiến dịch tuyển dụng trong thời gian tiếp theo.

Đặc biệt, phần mềm văn phòng điện tử 1O ffice còn được tích hợp thêm tính năng ký số ngay trên tiến trình việc làm. Người dùng trọn vẹn hoàn toàn có thể thực thi thao tác ký ngay trên việc làm quá trình bằng cách Upload file hoặc thực thi ký trên File có sẵn. Điều này không riêng gì giúp doanh nghiệp thanh toán giao dịch với người mua kịp thời mà còn hoàn toàn có thể xử lý hiệu suất cao những nhiệm vụ nội bộ .
Trên thực tiễn, giải pháp văn phòng điện tử của 1O ffice, hoàn toàn có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và chi phí tới 70 % thời hạn thao tác và 90 % ngân sách in ấn, tàng trữ, tăng 35 % hiệu suất cao thao tác của nhân viên cấp dưới. Từ đó, tương hỗ doanh nghiệp bảo vệ quy trình quản lý và vận hành trơn tru, liên tục, thôi thúc hiệu suất cao kinh doanh thương mại. Bởi những ưu điểm nổi trội kể trên, phần mềm 1O ffice đã chinh phục được hơn 3.500 doanh nghiệp với hơn 300.000 người sử dụng và được Bộ tin tức và Truyền thông lựa chọn là nền tảng tiên phong trong chương trình quy đổi số vương quốc .
Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử bước đi tiên phong của công cuộc quy đổi số trong doanh nghiệp. Nó được xem như liều thuốc giúp tăng cường sức cạnh tranh đối đầu của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ tiên tiến 4.0 .

Để nhận tư vấn chi tiết về phần mềm văn phòng điện tử phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình. Quý khách hàng hãy bấm vào nút “Đăng ký trải nghiệm” dưới đây hoặc gọi 0834 838888 để được các chuyên gia trong lĩnh vực Chuyển đổi số trao đổi và hỗ trợ nhanh nhất.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA

Source: https://bacxiunong.com
Category: Blog