Top #10 Xem Nhiều Nhất Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Ioffice Mới Nhất 3/2022 # Top Like | https://bacxiunong.com

— Bài mới hơn —
Công văn sách vở là một trong những phương tiện đi lại thông tin thiết yếu trong mọi hoạt động giải trí của Nhà nước. Nó sinh ra không riêng gì do nhu yếu tiếp xúc và truyền thông tin, mà còn do nhu yếu quản lý Nhà nước. Vì vậy công tác làm việc văn thư đã được xem như công dụng quản lý và trở thành điều kiện kèm theo không hề thiếu được so với việc tăng trưởng và triển khai xong xã hội. Tổ chức hài hòa và hợp lý công tác làm việc văn thư sẽ có ảnh hưởng tác động tốt đến chất lượng hoạt động giải trí quản lý Nhà nước như tính linh động, tính bền vững và kiên cố, tính tổ chức triển khai và tiết kiệm ngân sách và chi phí .

Đứng trước yêu cầu đổi mới của Nhà nước ta hiện nay, đặc biệt là trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa đang diễn ra sôi động từ trung ương đến địa phương, không thể không nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước mà không nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư.

Thực tế cho thấy, công tác làm việc văn thư trong những cơ quan hành chính Nhà nước lúc bấy giờ, bên cạnh những tác dụng đạt được còn nhiều sống sót cần khắc phục như :
– Tình trạng quá tải so với công tác làm việc văn thư trong việc giải quyết và xử lý thông tin do lượng thông tin không ngừng tăng lên ;
– Phương tiện giải quyết và xử lý thông tin còn nghèo nàn bằng tay thủ công, việc tổ chức triển khai công tác làm việc văn thư vẫn theo nề nếp cũ, không cung ứng được nhu yếu mới, nhanh gọn, đúng mực ;
– Nhiều cơ quan do phương tiện đi lại giải quyết và xử lý thông tin lỗi thời dẫn đến thực trạng chỉ giải quyết và xử lý được những tài liệu hồ sơ do chính mình sản sinh ra trong một năm, mặc dầu văn bản vẫn còn nằm trong tủ hoặc những văn bản pháp quy đã được đăng trên Công báo, nhưng người ta vẫn không nhớ hết những văn bản, những thông tin thiết yếu trước khi phát hành văn bản mới dẫn đến việc kiến thiết xây dựng phát hành văn bản còn bị trùng lặp, chồng chéo, thậm chí còn còn xích míc nhau .
Tài liệu tàng trữ là di sản văn hoá đặc biệt quan trọng của dân tộc bản địa, có giá trị đặc biệt quan trọng so với công cuộc thiết kế xây dựng và bảo vệ quốc gia. Trải qua bề dầy về thời hạn, khối lượng tài liệu tàng trữ tại những cơ quan, đơn vị chức năng ngày một lớn hơn, mà công cụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu tàng trữ tại nhiều cơ quan, đơn vị chức năng lúc bấy giờ vẫn đa phần là những công cụ truyền thống lịch sử cho nên vì thế gặp rất nhiều khó khăn vất vả, nhiều khi không hề thực thi được .
Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác làm việc văn thư và công tác làm việc tàng trữ là một tất yếu trong quy trình tiến độ lúc bấy giờ .
Trung tâm Tin học – Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có tính năng nghiên cứu và điều tra, tiến hành ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác làm việc văn thư, tàng trữ và quản lý thống nhất việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác làm việc văn thư và tàng trữ theo những trách nhiệm của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Với đội ngũ viên chức trẻ, có trình độ, nhiệt huyết, Trung tâm Tin học không ngừng nghiên cứu và điều tra những giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn của ngành văn thư và tàng trữ, trong đó đặc biệt quan trọng phải kể đến là việc nghiên cứu và điều tra và tăng trưởng phần mềm ứng dụng trong công tác làm việc văn thư, tàng trữ. Trong lịch sử vẻ vang hình thành và tăng trưởng, Trung tâm Tin học đã tổ chức triển khai tập huấn và tiến hành ứng dụng tin học trong công tác làm việc văn thư, tàng trữ tại nhiều cơ quan, đơn vị chức năng như : Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Đài Phát thanh và Truyền hình TP. Hà Nội, Đài Truyền hình Nước Ta, Bộ Công Thương, Bộ Giao thông Vận tải, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Thông tấn xã Nước Ta … Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân những tỉnh Vĩnh Phúc, TP Bắc Ninh, Yên Bái, Thanh Hoá, Hoà Bình, TP Lạng Sơn, Tỉnh Bình Định, Quảng Nghãi, Nghệ An, Phú Thọ, Bắc Giang, Đăk Lắc, …
Phần mềm Quản lý Văn bản đi, đến và Hồ sơ việc làm được kiến thiết xây dựng dựa trên quy mô khách / chủ. Lược đồ bên dưới diễn đạt kiến trúc logic của phần mềm :

Mô hình hệ thống

– Phần mềm máy khách : Phần mềm cho máy khách chính là trình duyệt web, có trách nhiệm cung ứng giao diện thao tác và tương tác với người dùng cuối .
– Phần mềm cho sever : Là một mạng lưới hệ thống phần mềmcó kiến trúc 3 lớp :
+ Web server ( sever dịch vụ Web ) : Web server trao đổi thông tin với trình duyệt web ( phần mềm máy khách ) qua những giao thức http ( Hypertext Transmission Protocol ). Nó nhận những truy vấn và thông tin của người dùng nhập vào mạng lưới hệ thống từ trình duyệt, chạy những chương trình tương ứng và gửi trả hiệu quả lại cho trình duyệt hiển thị .
+ Các chương trình : Các chương trình gồm có những tệp mã lệnh, những ActiveX component ( COM ) and libraries ( DLL ). Máy chủ web, tuỳ theo những truy vấn từ phía người dùng, sẽ chạy chương trình .
+ Thương Mại Dịch Vụ nền : Là tập hợp một số ít những dịch vụ cơ sở chạy tại sever ship hàng cho những tính năng của Phần mềm Quản lý Văn bản đi đến và Hồ sơ việc làm, gồm có hệ quản trị cơ sở tài liệu, dịch vụ quản lý tàng trữ dữ .
Giao thức truyền thông online giữa hai mạng lưới hệ thống máy khách và sever trong giải pháp Phần mềm Quản lý Văn bản đi đến và Hồ sơ việc làm của Trung tâm Tin học là http. Giao thức này được thiết kế xây dựng trên nền tảng của bộ giao thức TCP / IP, nền tảng tiếp thị quảng cáo của mạng Internet. Điều này giúp cho Phần mềm Quản lý Văn bản đi đến và Hồ sơ việc làm hoàn toàn có thể được tiến hành mạng máy tính có quy mô và kiến trúc bất kể, sử dụng nhiều thiết bị phần cứng khác nhau .
Phần mềm Quản lý Văn bản đi đến và Hồ sơ việc làm được thiết kế xây dựng trên nền tảng công nghệ tiên tiến web ( Microsoft Active Server Pages ). Các máy trạm thiết lập trình duyệt Web là hoàn toàn có thể truy vấn và sử dụng toàn bộ những phân hệ của phần mềm. Ngoài trình duyệt những máy trạm cần được thiết lập phông chữ và bộ gõ tiếng Việt theo chuẩn Unicode .

Giao diện chính của phần mềm

Giao diện thao tác của Phần mềm Quản lý Văn bản đi, đến và Hồ sơ việc làm thích hợp với những loại trình duyệt phổ dụng .
SQL Server 2005 là một mạng lưới hệ thống quản lý cơ sở tài liệu ( Relational Database Management System ( RDBMS ) ) sử dụng Transact-SQL để trao đổi tài liệu giữa Client computer và SQL Server computer. Một RDBMS gồm có databases, database engine và những ứng dụng dùng để quản lý tài liệu và những bộ phận khác nhau trong RDBMS.
SQL Server 2005 được tối ưu để hoàn toàn có thể chạy trên thiên nhiên và môi trường cơ sở tài liệu rất lớn ( Very Large Database Environment ) lên đến Tera-Byte và hoàn toàn có thể ship hàng cùng lúc cho hàng ngàn user. SQL Server 2005 hoàn toàn có thể tích hợp “ hợp tác ăn ý ” với những server khác như Microsoft Internet Information Server ( IIS ), E-Commerce Server, Proxy Server … .
Các trường thông tin quản lý văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ việc làm, văn bản trong hồ sơ việc làm được kiến thiết xây dựng theo chuẩn miêu tả tài liệu do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phát hành .
– Phần mềm được cho phép quản lý văn bản đi, văn bản đến theo nhiều sổ văn bản đi, văn bản đến ; những sổ văn bản đi, trong mỗi sổ văn bản số thứ tự văn bản được tự động hóa nhảy tăng dần .
– Các trường thông tin miêu tả văn bản đi, văn bản đến theo đúng chuẩn miêu tả do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phát hành. Đối với văn bản đi có những trường như : Số KHVB, Ngày VB, Trích yếu ND, Đơn vị soạn, Nới nhận, … Đối với văn bản đến : Số đến, Ngày đến, Số KHVB, Ngày VB, Trích yếu ND, Nới gửi, Đơn vị nhận, Tác giả, …
– Phần mềm được cho phép gắn nội dung toàn văn của văn bản đi, văn bản đến theo định dạng file : text, file ảnh, file pdf … vào mạng lưới hệ thống .

7. Quản trị, phân quyền cho người sử dụng

Đối tượng sử dụng

– Mỗi người dùng sẽ được người quản trị mạng lưới hệ thống cung ứng một thông tin tài khoản truy vấn gồm Tên đăng nhập và Mật khẩu đăng nhập vào phần mềm, tuỳ theo quyền hạn của người dùng hoàn toàn có thể công dụng tương ứng .
– Đối tượng quản trị mạng lưới hệ thống : quản lý người dùng, thông tin mạng lưới hệ thống, thông số kỹ thuật biểu ghi nhập tài liệu văn bản đến, văn bản đi cho tương thích với đơn vị chức năng …
tin tức trong mạng lưới hệ thống hoàn toàn có thể được chia thành nhiều lớp được cho phép từng đối tượng người tiêu dùng hoàn toàn có thể tiếp cận. Mỗi người sử dụng được phép tiếp cận với những lớp thông tin tương ứng do người quản lý xác lập .
– Phần mềm được cho phép tạo nhiều sổ văn bản đi, văn bản đến, số thứ tự văn bản tự động hóa nhảy theo sổ văn bản .
– Cho phép tự thông số kỹ thuật thứ tự những trường biểu ghi nhập trong văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ việc làm .

10. Hệ thống từ điển linh hoạt

Hệ thống được cho phép người dùng tự định nghĩa thông tin trong từ điển của mạng lưới hệ thống : Từ điển tên loại văn bản, Từ điển chức vụ, Từ điển đặc thù văn bản …

11. Báo cáo thống kê linh hoạt, nhanh chóng

Hệ thống có phân hệ báo cáo giải trình, thống kê để Giao hàng tổng hợp, báo cáo giải trình văn bản theo nhu yếu, ngoài những phân hệ quản lý văn bản đến, văn bản đi đều có tính năng tìm kiếm nhanh và tìm kiếm nâng cao .
– Tìm kiếm nâng cao : được cho phép người dùng hoàn toàn có thể phối hợp nhiều điều kiện kèm theo tìm kiếm để hiệu quả tìm kiếm được đúng mực .
– Hệ thống được cho phép lựa chọn kết xuất báo cáo giải trình theo Crystal report, Word, HTML.
Hệ thống được bảo vệ bảo mật an ninh theo ba mức : Mức mạng, mức cơ sở tài liệu và mức ứng dụng
Hỗ trợ giao thức SSL ( Secured Socket Layer ) : Là một ứng dụng tựa trên nền Web, Phần mềm Quản lý Văn bản đi đến và Hồ sơ việc làm hoàn toàn có thể thuận tiện tích hợp với giao thức SSL để mã hoá tài liệu trên đường truyền. Trên một liên kết SSL, tài liệu truyền giữa máy trạm ( trình duyệt ) và sever ( web server ) sẽ được mã hoá từ điểm đầu đến điểm cuối và do đó nội dung sẽ được bảo mật thông tin. Giao thức SSL được dùng thoáng đãng trong những thanh toán giao dịch thương mại và kinh tế tài chính trên mạng Internet .
Bảo mật ở mức cơ sở tài liệu dựa vào chính sách và chủ trương bảo mật thông tin do hệ quản trị cơ sở tài liệu ( Microsoft SQL Server ) cung ứng. Các thông tin tài khoản và vai trò khác nhau trong cơ sở tài liệu sẽ được xác lập và duy trì trải qua những công cụ quản trị của Microsoft SQL Server .
Người quản trị mạng lưới hệ thống hoàn toàn có thể tạo một số lượng không hạn chế người dùng trong mạng lưới hệ thống. Mỗi người dùng trong mạng lưới hệ thống hoàn toàn có thể được phân quyền trên ba hướng tiếp cận tài liệu :
– Tiếp cận theo tính năng mạng lưới hệ thống : người dùng hoàn toàn có thể được triển khai một trong 4 quyền như sau : Đọc dữ liệu, Nhập mới tài liệu, Sửa dữ liệu, Xoá dữ liệu .
– Tiếp cận theo lớp tài liệu : mạng lưới hệ thống được cho phép tổ chức triển khai thành cáclớp tài liệu, tuỳ thuộc quyền của người sử dụng mà hoàn toàn có thể được truy xuất tài liệu thuộc lớp nào .
Hệ thống có tính năng ghi nhật ký sử dụng : tự động hóa ghi lại những thao tác của người sử dụng trong mạng lưới hệ thống để theo dõi .

Chức năng Sao lưu dữ liệu cho phép người sử dụng sao lưu toàn bộ cơ sở dữ liệu ra file .bak và sao lưu vào các thiết bị lưu trữ tránh mất dữ liệu khi hệ thống có sự cố.

Chức năng hồi sinh tài liệu cho pháp người sử dụng Phục hồi lại tài liệu đã mất tại thời gian sao lưu gần nhất .

a) Lưuđồ mô tả quản lý văn bản đến và điều hành công việc

b) Lưu đồ quản lý văn bản đi và điều hành công việc

Window 2003 Server hoặc Window 2008 Server, nếu không cài trên môi trường tự nhiên mạng ( dùng tại một máy ) chỉ cần cài Window XP hoặc Window 7 .
Về phía người sử dụng cần trình duyệt Web Internet Explorer 7.0 trở lên .
Hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server 2005 trở lên
– Dung lượng bộ nhớ RAM : 02 GB trở lên
– Ổ cứng HDD tuỳ thuộc vào dung tích tài liệu, thường sử dụng 120GB .
– Ổ ghi đĩa CD hoặc DVD để Giao hàng backup dữ liệu ra đĩa
– Card mạng để nối máy tính vào mạng nội bộ hoặc ra ngoài Internet .
– Chương trình được tăng trưởng trên môi trường tự nhiên web-base sử dụng công nghệ Microsoft chúng tôi
– Cơ sở tài liệu được quản trị bằng Microsoft SQL Server 2008, hoàn toàn có thể tùy biến sử dụng những hệ quản trị cơ sở tài liệu khác tùy theo năng lực ứng dụng từ phía người dùng ;
– Được kiến thiết xây dựng trên công nghệ tiên tiến web-base do đó chương trình hoàn toàn có thể tích hợp được vào mạng lưới hệ thống website hay cổng thông tin điện tử và khai thác thoáng rộng trên mạng Internet ;
– Có phân hệ tự động hóa chuyển hồ sơ tài liệu từ CSDL mạng cục bộsang CSDL khai thác trên Internet linh động theo nhu yếu của người dùng .
– Chương trình tương hỗ bộ mã tiếng Việt UNICODE theo chuẩn TCVN6909 : 2001 tích hợp sẵn bộ gõ tiếng Việt theo nhiều kiểu gõ khác nhau : Telex, VNI, VIQR, … ;
– Hỗ trợ đa ngôn ngữ, do đó người dùng hoàn toàn có thể nhập hồ sơ tài liệu dưới nhiều ngôn từ khác nhau : Anh, Pháp, Nga, Trung, ..
– Hệ thống báo cáo giải trình phong phú, phong phú và đa dạng và khoa học theo tiêu chuẩn của ngành :
+ Danh sách phông, bộ sưu tập tàng trữ ;
+ Thẻ fan hâm mộ khai thác sử dụng tài liệu ;
– Hệ thống bảng biểu thống kê tương thích với mạng lưới hệ thống biểu mẫu thống kê về công tác làm việc văn thư tàng trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phát hành ;
– In ấn tài liệu theo nhiều cách, tuỳ chọn cột tài liệu in theo nhu yếu của người sử dụng ;
– Có thể kết xuất báo cáo giải trình ra dưới dạng Word để điều khiển và tinh chỉnh cho tương thích với nhu yếu .
– Hệ thống khung phân loại thông tin gồm có vừa đủ toàn bộ những mức phân cấp thông tin từ mức cao đến mức thấp của tổng thể những ngành, những nghành nghề dịch vụ từ tổ chức triển khai, nhân sự, hành chính, chính trị, xã hội, nghề nghiệp, địa dư, vương quốc … đến công an, quân sự chiến lược, ngoại giao, tư pháp, nông nghiệp, công nghiệp, thương mại, du lịch, văn hóa truyền thống, thể thao, dân tộc bản địa, tôn giáo, v.v … ;
– Phân quyền theo từng thông tin tài khoản cá thể hay thông tin tài khoản nhóm với tên và mật khẩu truy vấn được mã hóa ngẫu nhiên hạn chế tối đa việc truy vấn trái phép ;
– Phân quyền nhiều lớp theo khung phân loại thông tin nhằm mục đích ngăn ngừa cụ thể nhóm tài liệu được phép hay không được phép khai thác .
– Khả năng tìm kiếm linh động và đúng chuẩn, cung ứng nhiều nhu yếu và nhiều tiêu chuẩn tìm kiếm của người dùng, tích hợp nhiều điều kiện kèm theo tìm kiếm, năng lực bỏ lỡ những lỗi đơn thuần về kỹ năng và kiến thức tìm kiếm của người dùng để tìm ra tài liệu nhu yếu. ;
– Khung phân loại thông tin là một công cụ hữu hiệu và là một thế mạnh của việc tìm kiếm tài liệu tàng trữ mà không một mạng lưới hệ thống tìm kiếm nào có được, góp thêm phần quản lý tài liệu một cách hiệu suất cao hơn .
– Tìm kiếm hồ sơ, tài liệu từ đơn thuần đến nâng cao, tìm kiếm theo mạng lưới hệ thống khung phân loại thông tin rất nhanh gọn và đúng mực ;
– Cập nhật và quản lý hồ sơ, tài liệu ( kèm theo update tài liệu số hóa dưới nhiều dạng image, word, excel, text … ) theo những trường thông tin chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phát hành ;
– Đăng ký, quản lý fan hâm mộ và tình hình khai thác sử dụng, quản l ‎ ý thẻ fan hâm mộ, phiếu nhu yếu, sao chụp tài liệu ;
– Quản lý và theo dõi tình hình khai thác trực tuyến, trấn áp được lượt người truy vấn chương trình cũng như thời hạn truy vấn .
Chương trình yên cầu thông số kỹ thuật tối thiểu như sau :
– Bộ giải quyết và xử lý vận tốc Intel Pentium dual core 2.0 GHz ;
– Ổ đĩa cứng còn trống tối thiểu 50 GB ;
– Hệ điều hành quản lý Windows XP Profession hay Windows 2003 Server trở lên ;
– Hệ cơ sở tài liệu Microsoft SQL Server 2008 trở lên ;
– Cài đặt Internet Information Service, Microsoft. NET Framework 4.0
– Hệ quản lý Windows XP trở lên ;
– Cài đặt sẵn trình duyệt Internet Explorer 8.0 trở lên hoặc trình duyệt khác tương tự .
Chuyển giao gián tiếp ( trải qua mạng internet ) hoặc trực tiếp :
– Hướng dẫn cán bộ của đơn vị chức năng sử dụng phần mềm ;
– Hiệu chỉnh phần mềm phân phối những nhu yếu đặc trưng ;
– Bảo hành, tăng cấp phần mềm trong 12 tháng .
Tổ chức tiến hành đơn cử so với một khối tài liệu tàng trữ .

Chi phí chuyển giao: từ 10.000.000 đ đến 250.000.000 đ

Tùy theo mức độ ứng dụng và số lượng phân hệ đưa vào sử dụng của người dùng. Trung tâm Tin học, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sẵn sàng chuẩn bị tương hỗ tiến hành trên cơ sở hợp tác giữa những đơn vị chức năng trong ngành. / .

Email: [email protected]

— Bài cũ hơn —

Source: https://bacxiunong.com
Category: Blog

Related Posts

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.