Top 5 phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ tốt nhất cho doanh nghiệp

Trong thời kỳ chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, việc quản lý, lưu trữ thông tin tài liệu, dữ liệu của doanh nghiệp bằng hình thức số hóa, bằng những công cụ, phần mềm quản lý tài liệu thông minh, tiện ích đang dần thay thế hệ thống quản lý truyền thống bằng giấy tờ rườm rà, phức tạp.

Quản lý tài liệu là gì?

Tài liệu là hàng loạt tài liệu bảo vệ thông tin cho yếu tố sản xuất và quản lý. Theo nghĩa rộng, tài liệu thiết yếu cho mọi nghành hoạt động giải trí xã hội con người, nó giúp con người ghi nhớ những thông tin quan trọng, có giá trị trong quy trình hoạt động giải trí. Và dù ở nghành nghề dịch vụ nào, tài liệu cũng nắm giữ một vai trò quan trọng .
Quản lý tài liệu là việc làm tàng trữ, phân loại tài liệu nội bộ của tổ chức triển khai, doanh nghiệp, nhằm mục đích Giao hàng cho việc kinh doanh thương mại, sản xuất .

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý tài liệu

Tiết kiệm chi phí và thời gian

Trước khi xuất hiện các phần mềm quản lý tài liệu, doanh nghiệp cần có những kho lưu trữ và sử dụng số lượng lớn giấy tờ, sổ sách để quản lý và lưu trữ tài liệu. Doanh nghiệp phải chi trả một số tiền không nhỏ cho chi phí vận hành các kho tài liệu như thế (in ấn, xây dựng kho, nhân sự quản lý,..) Hơn nữa, việc sắp xếp và tìm kiếm các tài liệu cũng tốn rất nhiều thời gian. 

Phần mềm quản lý tài liệu là một giải pháp hỗ trợ số hóa, lưu trữ các tài liệu từ bản cứng thành các file tài liệu số, tiết kiệm thời gian tìm kiếm hơn rất nhiều.

Sử dụng mọi lúc mọi nơi

Xu thế làm việc từ xa đang ngày càng trở nên phổ biến, tuy nhiên nếu trong quá trình làm việc, nhân sự cần sử dụng đến tài liệu nhưng không thể trực tiếp đến văn phòng hoặc cần gấp thì việc sử dụng các tài liệu giấy mang lại rất nhiều bất tiện. Các phần mềm lưu trữ tài liệu sẽ khắc phục những bất tiện này, nhân sự có thể sử dụng và tra cứu tài liệu mà không bị giới hạn về không gian và thời gian.

Tránh hư hỏng, thất lạc tài liệu

Ở 1 số ít doanh nghiệp, việc tàng trữ tài liệu cũng như dữ gìn và bảo vệ không tốt sẽ dễ dẫn đến thực trạng hư hỏng tài liệu sau nhiều năm hoặc nếu không quản lý tốt sẽ dễ dẫn tới thất lạc, tác động ảnh hưởng đến yếu tố bảo mật thông tin thông tin. Việc tàng trữ số hóa trên những mạng lưới hệ thống quản lý tài liệu hoàn toàn có thể vô hiệu trọn vẹn thực trạng này cũng như quản lý, san sẻ quyền sử dụng tài liệu một cách thuận tiện, nhanh gọn .

Top 5 phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ hot nhất hiện nay

Phân hệ Quản lý kho tài liệu của phần mềm WEONE

Là một trong những phân hệ hữu ích của Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE, hệ thống Quản lý tài liệu của WEONE mang đầy đủ những tính năng của một phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp:

  • Quản lý tài liệu tập trung: Mọi tài liệu của doanh nghiệp sẽ được số hóa, tàng trữ tập trung chuyên sâu ngay trên phần mềm .
  • Tìm kiếm, truy xuất tài liệu nhanh chóng: Cấu trúc kho quản lý được phân loại rõ ràng, thuận tiện tìm kiếm bằng từ khoá. Người dùng cũng hoàn toàn có thể tải về tài liệu về thiết bị cá thể .
  • Dễ dàng chia sẻ cho các phòng ban và nhân viên: Với việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu, người quản lý, nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể liên kết thuận tiện và nhanh gọn với tổng thể những tài liệu, nguồn thông tin quan trọng ở bất kể đâu, bất kể khi nào miễn là có liên kết Internet. Ngoài ra, tính năng phân quyền chi tiết cụ thể được tích hợp, giúp thông tin được bảo mật thông tin bảo đảm an toàn hơn .
  • Cắt giảm 30% chi phí vận hànhnhờ việc thông tin luôn được update và đúng chuẩn trên cùng một mạng lưới hệ thống, không tốn khoảng trống tàng trữ và những ngân sách tương quan đến bảo tồn tư liệu, từ đó ngày càng tăng doanh thu cho doanh nghiệp .

Ngoài ra, Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE còn chiếm hữu những tính năng tiện lợi cho doanh nghiệp như :
Với WEONE, bạn sẽ có được mọi thông tin tài liệu chỉ qua một cú click chuột.

Hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocEye

Hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocEye sở hữu nhiều ưu điểm và lợi ích nổi bật vượt xa một phần mềm thông thường. Những lợi ích của DocEye có thể kể đến như:

  • Quản lý, tìm kiếm và san sẻ tài liệu việc làm nhanh gọn không bị số lượng giới hạn bởi khoảng trống và thời hạn .
  • Lãnh đạo hoàn toàn có thể thuận tiện quản lý theo dõi tài liệu của doanh nghiệp theo bảng thống kê .
  • Tiết kiệm ngân sách quản lý quản lý và vận hành cho doanh nghiệp ( nhân sự, in ấn, quản lý, … ) .
  • tin tức được bảo mật thông tin bảo đảm an toàn qua chính sách phân quyền chi tiết cụ thể đến từng người dùng .

Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ Rubex

Hệ thống sử dụng cấu trúc lưu trữ hồ sơ theo kiểu tủ đựng tài liệu truyền thống và cung cấp một số cách để tìm kiếm tài liệu. Tháng 2 năm 2021: Rubex đã công bố cấu trúc giá mới. Hiện có ba mức giá dao động từ $55 đến $199 cho mỗi người dùng/tháng khi thanh toán theo năm. Nếu bạn thanh toán hàng tháng, giá bắt đầu từ 66 đô la và tăng lên 239 đô la cho mỗi người dùng/tháng. Các gói khác nhau về không gian lưu trữ bao gồm và các tính năng và công cụ.

phần mềm quản lý tài liệu

Microsoft SharePoint: Hệ thống quản lý tài liệu tổng thể

Tháng 10/2020, Microsoft đã trình làng SharePoint Syntex, mẫu sản phẩm tiên phong của họ từ Project Cortex sử dụng công nghệ tiên tiến AI để scan tài liệu của công ty bạn và tích lũy thông tin cụ thể và hoàn toàn có thể được tự động hóa thành những tiến trình. Microsoft diễn đạt Syntex là một “ AI hoàn toàn có thể giảng dạy ” giải quyết và xử lý ba loại nội dung chính : hình ảnh kỹ thuật số, biểu mẫu có cấu trúc hoặc bán cấu trúc và tài liệu phi cấu trúc .
Các tính năng của SharePoint gồm có năng lực thiết lập những nội dung trọng tâm hoặc sắp xếp những kho tàng trữ theo nhóm. Hệ thống được cho phép bạn thuận tiện kiểm soát và điều chỉnh, sắp xếp tài liệu theo nhu yếu của doanh nghiệp. Nó đặc biệt quan trọng thuận tiện cho những doanh nghiệp đã sử dụng những mẫu sản phẩm khác của Microsoft, ví dụ điển hình như Office 365 .

SharePoint cung cấp một nền tảng linh hoạt và có thể mở rộng để tổ chức của bạn cộng tác trong việc tạo và chỉnh sửa. Tuy nhiên, đó là một hệ thống rộng rãi và có quá nhiều tính năng, vì vậy nhóm của bạn cần được đào tạo và một thời gian để làm quen với hệ thống.

Hệ thống quản lý lưu trữ tài liệu Google Drive

Google Drive là dịch vụ tàng trữ và đồng nhất hóa tập tin được tạo bởi Google. Nó được cho phép người dùng hoàn toàn có thể tàng trữ tập tin trên đám mây, san sẻ tập tin, và chỉnh sửa tài liệu, văn bản, bảng tính, và bài thuyết trình với cộng tác viên .
Google cho mỗi người dùng 15GB để tàng trữ, hoàn toàn có thể tàng trữ qua ba dịch vụ cùng một lúc Google Drive, Gmail, và Google Photos ( nếu người dùng muốn giữ dung tích gốc để không ảnh hưởng tác động chất lượng của hình ảnh ), trước kia là Picasa Web Albums. Người dùng hoàn toàn có thể tăng cấp dung tích 15GB theo ngân sách gói trả hàng tháng để tăng dung tích tàng trữ. Tài liệu sử dụng Google Docs theo định dạng ( kể cả. gdoc ,. gslides, và. gsheet ) không tính bị số lượng giới hạn. Trong Google + Photos, hình ảnh phải nhỏ hơn 2048 x 2048 px và video phải ngắn hơn 15 phút sẽ không số lượng giới hạn. Tải tệp tin trong Microsoft Office và có định dạng mở ( với đổi khác định dạng ) sẽ định dạng theo Google và hoàn toàn có thể tàng trữ không bị số lượng giới hạn .
Bài viết trên đã kể tên 5 phần mềm quản lý tài liệu cực hot, sẽ liên tục trở thành xu thế và lựa chọn của nhiều doanh nghiệp trong năm 2022. Mỗi loại phần mềm quản lý tài liệu tàng trữ lúc bấy giờ trên thị trường đều có mức giá, tính năng riêng không liên quan gì đến nhau. Để lựa chọn được những phần mềm tương thích với trong thực tiễn doanh nghiệp cần có sự xem xét kỹ càng về những ưu, điểm yếu kém cũng như nhu yếu của mình .

Source: https://bacxiunong.com
Category: Blog

Related Posts

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *