Thế Nào Là Phần Mềm Quản Lý Kho Hiệu Quả

Để tránh tình trạng tồn kho hàng, thất thoát, nhầm lẫn số lượng,…các doanh nghiệp cần tìm ra giải pháp để quản lý khoa học. Để làm được điều đó, nhiều doanh nghiệp đã tìm đến sự hỗ trợ của những phần mềm quản lý kho.

Thế nào là quản lý kho? Phần mềm quản lý kho là gì?

Thế nào là quản lý kho?

Khái niệm kho được hiểu là nơi lưu trữ, chứa đựng và bảo quản các loại hàng hóa hay vật tư của tổ chức, doanh nghiệp, siêu thị… Tại các kho hàng, hàng tồn liên tục được kiểm kê và hoạt động xuất nhập kho diễn ra thường xuyên, nhằm cung ứng sản phẩm, hàng hóa kịp thời cho khách hàng. Có thể nói, kho là nơi quan trọng, liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản hàng hóa của nhà bán hàng.

Bên cạnh việc bảo vệ đáp ứng sản phẩm & hàng hóa kịp thời cho người mua, kho hàng còn có nhiều vai trò quan trọng khác như :
• Đảm bảo tính liên tục cho quy trình phân phối và sản xuất mẫu sản phẩm
• Tiết kiệm ngân sách luân chuyển, sản xuất và phân phối mẫu sản phẩm
• Đảm bảo quy trình bán hàng được diễn ra liên tục, tránh thực trạng đình trệ, khi khách muốn mua mà không có hàng. Từ đó cải tổ chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp
• Kiểm soát số lượng sản phảm xuất ra, nhập vào, sso lượng hàng tồn dư, tránh hao hụt, mất mát sản phẩm & hàng hóa

Phần mềm quản lý kho là gì?

Phần mềm quản trị kho là công cụ có ích giúp những tổ chức triển khai trấn áp những hoạt động giải trí hàng ngày của kho. Phần mềm quản trị kho giúp kiểm kê vật tư đã xuất – nhập vào kho, số lượng tồn dư, loại sản phẩm nào đã chuyển kho, … hiệu suất cao. Với phần mềm này, công tác làm việc quản trị số lượng hàng, vị trí sắp xếp của từng mẫu sản phẩm, thực trạng sản phẩm & hàng hóa đều được trấn áp cụ thể giúp cho quy trình bán hàng được liên tục, không bị gián đoạn .
Các phần mềm quản trị kho được biết đến như một giải pháp có ích giúp doanh nghiệp giảm thiểu ngân sách quản trị, luân chuyển, nhân sự và tránh thất thoát sản phẩm & hàng hóa .

Đâu là giải pháp tối ưu nhất để quản lý kho: Excel hay phần mềm quản lý kho miễn phí?

Đâu là giải pháp tối ưu nhất để quản trị kho : Excel hay phần mềm quản trị kho không lấy phí ?
Hiện nay, những giải pháp quản trị kho truyền thống cuội nguồn bằng sách vở, sổ sách gần như không còn hữu dụng bởi tiềm ẩn nhiều sai sót và rủi ro đáng tiếc trong quy trình quản trị. Thay vào đó, những phần mềm quản trị kho lại đang lên ngôi và được nhìn nhận là giải pháp tốt nhất giúp những đơn vị chức năng kinh doanh thương mại trực tuyến quản trị sản phẩm & hàng hóa chuyên nghiệp hiệu suất cao .

So sánh về chi phí giữa Excel và phần mềm quản lý kho

Là một ứng dụng sẵn có khi thiết lập Microsoft Office, Excel là công cụ văn phòng phổ cập được sử dụng để ship hàng cho những việc làm văn phòng như quản trị nhập tài liệu, thống kê tài liệu, báo cáo giải trình kinh tế tài chính, … Excel chiếm hữu những hàm giám sát, thống kê thuận tiện, tương hỗ được nhiều việc làm quản trị khác nhau. Tuy nhiên, để sử dụng Excel, người dùng phải trả phí mua bản quyền của Microsoft Office đến 11.499.000 đ. Nếu không sử dụng bản quyền, nhiều năng lực Excel của bạn sẽ bị hạn chế một số ít tác vụ .
Khác với công cụ Excel, tiết kiệm chi phí ngân sách chính là ưu điểm lớn nhất của phần mềm quản trị kho. Người dùng trọn vẹn không phải trả bất kể khoản phí nào mới hoàn toàn có thể sử dung. Mặc dù không tính tiền nhưng những phần mềm quản trị kho hàng không lấy phí vẫn phân phối được những nhu yếu cơ bản trong công tác làm việc quản trị kho như :
– Thống kê được số lượng sản phẩm & hàng hóa hiện tại có trong kho
– Thống kê được số lượng hàng hóa nhập xuất theo ngày, tháng, năm
– Thống kê được những mẫu sản phẩm nào hút khách nhất, loại sản phẩm nào còn tộn đọng nhiều để giải quyết và xử lý kịp thời

Tính bảo mật và kiểm soát số liệu

Excel là công cụ văn phòng khá phức tạp khi có nhiều hàm tình toán, yên cầu người dùng phải có kiến thức và kỹ năng tin học văn phòng tốt, sử dụng thành thạo mới hoàn toàn có thể phân phối được việc trấn áp số lượng sản phẩm & hàng hóa khổng lồ cần quản trị trong kho. Ngoài ra, Excel còn có một điểm yếu kém là tính bảo mật thông tin không cao, không cung ứng được nhu yếu bảo mật thông tin của nhiều doanh nghiệp
Phần mềm quản trị kho thì khác, nó giúp người dùng khắc phục được trọn vẹn những điểm yếu kém của Excel. Đồng thời, phần mềm quản trị kho còn là “ trợ thủ ” đắc lực được cho phép người dùng theo dõi và quản trị tồn dư từ xa mà không phải trực tiếp đến kho để kiểm tra .

So sánh về thời gian nhập dữ liệu

Khi sử dụng Excel để quản lý kho, người dùng cần phải nhập dữ liệu thủ công từng số liệu vào file Excel. Điều này tiềm ẩn nhiều nguy cơ nên dễ sai sót, nhầm lẫn. 

Mặt khác, quản trị bằng Excel cũng khiến người dùng phải mất thời hạn để tạo bảng, nhập hết những thông tin từ tên, diễn đạt mẫu sản phẩm, số lượng đã bán, số lượng tồn dư, giá nhập, giá cả, … Và với những đơn vị chức năng lớn có só lượng loại sản phẩm lên đến hàng ngàn loại sản phẩm thì việc quản trị kho bằng excel có vẻ như không còn khả thi .
Với phần mềm quản trị kho không lấy phí thì mọi chuyện sẽ khác. Người dùng chỉ việc quét mã vạch, mọi thông tin mẫu sản phẩm sẽ được update lên phần mềm. Giao diện phần mềm quản trị kho đơn thuần cũng hiển thị trực quan, giúp bạn tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn nhập liệu và có độ đúng mực cao hơn nhiều so với Excel .

Chức năng báo cáo kinh doanh giữa Excel và phần mềm quản lý kho

Quản lý kho bằng Excel khiến người quản trị tốn rất nhiều thời hạn và công sức của con người cho việc thống kê và update tài liệu hàng ngày. Khi cần làm báo cáo giải trình, người dùng lại phải lựa chọn hàm / cột tương thích để tạo biểu đồ hiển thị lệch giá hay số lượng hàng tồn. Sau khi tạo biểu đồ thành công xuất sắc, người dùng còn phải tự biến hóa sắc tố cho dễ nhìn hơn .
Phần mềm quản trị kho sẽ giúp những nhà quản trị kho nói không việc những công tác làm việc thực thi thủ công bằng tay này. Người dùng chỉ cần vào mục Báo cáo là sẽ xem được những biểu đồ trực quan, báo cáo giải trình số liệu chi tiết cụ thể về tình hình kinh doanh thương mại của doanh nghiệp. Người dùng còn hoàn toàn có thể thuận tiện chớp lấy thông tin những loại sản phẩm, biết được mẫu sản phẩm nào hút khách, mẫu sản phẩm nào nên góp vốn đầu tư kinh doanh thương mại để thu được doanh thu cao .

So sánh về vấn đề cập nhật số liệu

Công cụ Excel mặc dầu tương hỗ quản trị kho trên máy tính đơn thuần nhưng lại không tương hỗ việc update số liệu liên tục giữa những bộ phận với nhau. Phần mềm quản trị kho hàng không lấy phí với công nghệ tiên tiến đám mây sẽ giúp bạn chớp lấy thông tin ngay tức thì .

Ví dụ: Khi hàng nhập thêm về kho, nhân viên kho sẽ phải nhập số liệu vào trong file Excel và thông báo với bộ phận bán hàng thì mới biết có sự thay đổi. Vì thế, việc bán hàng đôi khi sẽ không cập nhật thông tin kịp thời. Nhưng nếu sử dụng phần mềm quản lý kho thì khi có sự thay đổi, tất cả các bộ phận liên quan đều nhận được thông báo trên hệ thống.

Nếu chỉ là hộ kinh doanh thương mại nhỏ thì tốt nhất nên sử dụng phần mềm quản trị kho không tính tiền nếu như phần mềm đó có không thiếu những tính năng như một phần mềm trả phí, được update liên tục .

Thế nào là 1 phần mềm quản lý kho tốt?

Thế nào là 1 phần mềm quản trị kho tốt ?
Nhận biết được nhu yếu lớn từ những đơn vị chức năng, lúc bấy giờ, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản trị kho. Để tìm 1 phần mềm quản trị kho không tính tiền không khó, tuy nhiên, để chiếm hữu phần mềm quản trị kho hàng tốt, tương thích với nhu yếu sử dụng của đơn vị chức năng mình thì người dùng cần phải quan tâm đến những tính năng mà phần mềm đó mang lại .
Những tính năng cần có của 1 phần mềm quản trị kho tốt nhất
• Đăng ký, đăng nhập ứng dụng thuận tiện
• Thêm loại sản phẩm và bán hàng với mã vạch
• Quản lý và bán hàng theo mã SKU
• Quản lý tồn dư theo từng biến thể, đơn vị chức năng quy đổi
• Nhập hàng, trả hàng nhà cung ứng

•    Xuất kho và đẩy vận chuyển tự động

• Báo cáo kho chi tiết cụ thể
Trên đây là những chi sẻ của FSI về những quyền lợi của một phần mềm quản trị kho. Hy vọng rằng đây sẽ là gợi ý giúp bạn tìm kiếm được một phần mềm quản trị kho thực sự tương thích với đơn vị chức năng kinh doanh thương mại của mình

Source: https://bacxiunong.com
Category: Blog