Hiện nay tại các khách sạn, nhà nghỉ, resort,… đã và đang sử dụng một cách rất phổ biến các phần mềm check out/check in khách sạn để thuận tiện cho việc quản lý cũng như giám sát hoạt động ra vào của du khách.

Vậy những phần mềm đó như thế nào? Có các tính năng ra sao? Cách sử dụng có khó không? Hãy cùng BeeHotel đi tìm hiểu chi tiết về các phần mềm check out/check in khách sạn tốt nhất, nên dùng nhất hiện nay nhé !

Check out/check in khách sạn là gì?

Nếu như check in khách sạn được thực thi khi khách khởi đầu tới khách sạn thì check out là quy trình thực thi những thủ tục khi người mua rời đi. Lúc này lễ tân sẽ triển khai giao dịch thanh toán, xác nhận để khách hoàn toàn có thể trả phòng và rời khỏi .

Thủ tục check out / check in khách sạn thường cũng được thực thi khá đơn thuần và nhanh gọn và đây cũng là bước ở đầu cuối khi khách rời khỏi thế cho nên cần chú ý quan tâm để tạo được ấn tượng tốt, thiện cảm của người mua từ đó giữ chân họ trong những lần đến tiếp theo .

Quy trình check-in khách sạn

• Bước 1 : Chào khách bằng nụ cười thân thiện, đảm nhiệm thông tin từ khách .
• Bước 2 : Nhân viên lễ tân hỏi xem khách đã đặt phòng trước chưa. Nếu chưa, cần hỏi nhu yếu, tư vấn khách dựa vào thực trạng phòng trong thực tiễn tại khách sạn để sắp xếp tương thích .
• Bước 3 : Thông báo về loại phòng khách ở, giá, khuyễn mãi thêm, phương pháp giao dịch thanh toán và những dịch vụ kèm theo .
• Bước 4 : Khi khách đồng ý chấp thuận, thông tin cho bộ phận tương quan để sẵn sàng chuẩn bị phòng đón khách .
• Bước 5 : Xin thông tin cá thể, mượn sách vở tùy thân để làm thủ tục check-in phòng. Yêu cầu khách ký xác nhận đặt phòng .
• Bước 6 : Giới thiệu sơ lược về khu vực du lịch, dịch vụ xung quanh nếu khách nhu yếu .
• Bước 7 : Lễ tân cần hỏi khách có nhu yếu gì đặc biệt quan trọng không ?
• Bước 8 : Giao chìa khóa phòng cho khách
• Bước 9 : Chào tạm biệt khách, chúc khách có kỳ nghỉ vui tươi. Thông báo cho bellman mang tư trang và dẫn khách lên nhận phòng .
• Bước 10 : Cập nhật hồ sơ của khách lưu trú vào mạng lưới hệ thống khách sạn theo lao lý .

Các thủ tục check out khách sạn được diễn ra như sau:

• Bước 1 : Nhân viên lễ tân mỉm cười chào khách. Sau đó, lắng nghe san sẻ từ người mua và hỏi khách có hài lòng về dịch vụ của khách sạn hay không. Trước khi thanh toán giao dịch, nhân viên cấp dưới khách sạn sẽ kiểm tra tổng thể những dịch vụ mà người mua đã sử dụng trong suốt thời hạn lưu trú tại khách sạn .
• Bước 2 : Nhân viên lễ tân nhận lại chìa khóa từ người mua, check số phòng và báo cho nhân viên cấp dưới chuyên trách kiểm tra lại phòng .
• Bước 3 : Tiến hành kiểm tra thông tin trên mạng lưới hệ thống để tổng hợp lại những dịch vụ trả phí mà người mua đã sử dụng .
• Bước 4 : Nhân viên chuyên trách ( nhân viên cấp dưới bộ phận buồng ) kiểm tra thực trạng phòng, số lượng và loại đồ uống khách đã dùng ở minibar và báo cho nhân viên cấp dưới lễ tân để so sánh với khách. Khách hàng cần hiểu rõ những pháp luật về check out của khách sạn để tránh những trường hợp rủi ro đáng tiếc .
• Bước 5 : Nhân viên lễ tân lập hóa đơn, in ra rồi chuyển cho khách kiểm tra và xác nhận .
• Bước 6 : Đưa ra thông tin chính thức về số tiền mà người mua cần phải trả .
• Bước 7 : Tiến thành thủ tục thanh toán giao dịch. Trong trường hợp, đối tượng thanh toán là công ty thì nhu yếu người mua ký vào hóa đơn để chuyển giao lại cho công ty .
• Bước 8 : Nhân viên lễ tân nhận lại chìa khóa phòng, sau đó chuyển giao lại những sách vở đã lưu giữ và bưu kiện cho khách. Khách hàng giao trả lại chìa khóa, khách sạn kiểm tra thực trạng phòng và những dịch vụ phòng kèm theo .
• Bước 9 : Cập nhật trạng thái phòng mà khách vừa trả lên mạng lưới hệ thống thông tin quản trị .
• Bước 10 : Bàn giao cho khách phiếu đã check out thành công xuất sắc để nhân viên cấp dưới tư trang khách sạn luân chuyển đồ giúp khách ra xe .
• Bước 11 : Nhân viên lễ tân hỏi thăm và tương hỗ khách tìm xe rời đi nếu cần .
• Bước 12 : Chào tạm biệt khách và chúc khách thượng lộ bình an .

Tham khảo : 3 phần mềm quản trị khách sạn tốt nhất, tối ưu thời hạn và hiệu suất cao

Các phần mềm check out/check in khách sạn tốt nên dùng

Hiện nay có rất nhiều phần mềm check out / check in khách sạn tốt và được nhiều đơn vị chức năng tin cậy, sử dụng như Smile, Memo, Sophia PMS, Intelio, Skyhotel, Ezcloud, Express Check, ..
Tuy nhiên ngày hôm nay BeeHotel xin ra mắt tới những bạn TOP 5 phần mềm quản trị khách sạn tốt nhất, nhiều tính năng, hữu dụng nhất lúc bấy giờ được rất nhiều khách sạn lớn sử dụng .

1/ Phần mềm check out/check in hotel Smile

Hệ thống phần mềm check out / check in khách sạn Smile là công cụ quản trị khách sạn hiệu suất cao dành cho toàn bộ những loại khách sạn, từ khách sạn mini cho đến khách sạn hàng nghìn phòng .

Check in phần mềm Smile phân phối nhiều tính năng khác nhau trong việc check out / check in khách sạn :

• Smile FO:Hỗ trợ bộ phận Lễ tân, thực thi những việc làm đặt phòng, check-in, check-out, thanh toán giao dịch, quản trị thông tin lưu trú của người mua, … sẽ được nhân viên cấp dưới Lễ tân quản trị thuận tiện hơn .
• Smile Booking:Hỗ trợ bộ phận Đặt phòng trực tuyến, quản trị cụ thể hàng loạt thông tin người mua từ khách lẻ cho đến khách đoàn, ngặt nghèo, rất đầy đủ, tránh xảy ra sai sót. Không chỉ vậy, việc đặt phòng cho khách đoàn cũng trở nên thuận tiện hơn và Rooming List hoàn toàn có thể được nhập vào từ Excel ngay .

• Smile BO:Hỗ trợ bộ phận Tài chính – Kế toán, mạng lưới hệ thống quản lý tài chính, kế toán, nợ công không còn khiến nhân sự thuộc những bộ phận này đau đầu với những số lượng nữa. Ngoài ra, Smile BO cũng hoạt động giải trí đồng thời với nhiều mạng lưới hệ thống thông tin tài khoản nên giúp cho việc mạng lưới hệ thống báo cáo giải trình nhanh gọn và đúng mực hơn. Khi có nhu yếu chỉnh sửa báo cáo giải trình, phần mềm Smile BO vẫn sẽ cung ứng .
• Smile POS: Hỗ trợ bộ phận Thu ngân và F&B, quản trị menu, người mua, nhà sản xuất, đối tác chiến lược khác, …

2/ Sky Hotel

Sky Hotel được biết đến là phần mềm check out / check in khách sạn trực tuyến chuyên nghiệp, được phong cách thiết kế để dễ sử dụng, nhanh gọn sử dụng được mà không cần phải rành về công nghệ tiên tiến máy tính. Nhân viên lễ tân chỉ mất 10 – 15 phút thao tác làm quen và sử dụng thành thạo phần mềm .

Phần mềm với nhiều tính năng và lợi ích:

Tự tạo và quản trị nhiều khách sạn : Bạn hoàn toàn có thể tạo một hay nhiều khách sạn khác nhau trong cùng một thông tin tài khoản. Skyhotel hoàn toàn có thể giám sát lệch giá, doanh thu riêng cho từng khách sạn hoặc tổng hợp những khách sạn .

Sơ đồ tự động hóa update thời hạn thực : Các thông tin thời hạn khách lưu trú, Danh sách khách sắp vào, ra được tự động hóa update theo thời hạn thực, tức là những thông số kỹ thuật tự động hóa update từng phút một. Điều này sẽ tăng hiệu suất sử dụng phòng đáng kể, đặc biệt quan trọng là những ngày lễ tết, vì bạn biết được Phòng nào sắp check-out, phòng nào sắp Check-in, quá giờ bao lâu …

3/ Sophia PMS

Phần mềm Sophia PMS là mẫu sản phẩm thuộc công ty Sophia Software Solutions tại thành phố Đà nẵng, đã có hơn 20 năm kinh nghiệm tay nghề trong lĩnh tăng trưởng phần mềm cho trong và ngoài nước. Sophia PMS được nhìn nhận là mẫu sản phẩm có tính không thay đổi cao, giá thành hài hòa và hợp lý, tương thích cho nhiều quy mô kinh doanh thương mại khách sạn, nhà ở, và nhà nghỉ .

Một số phân hệ của phần mềm check out/check in Sophia PMS

• FO : Quản lý lễ tân
• Reservation : Quản lý đặt phòng
• HouseKeeping : Quản lý buồng phòng
• Cloud Menu POS : Quản lý nhà hàng quán ăn – spa chăm sóc sức khỏe và làm đẹp
• Quản lý tồn dư
• Quản lý nợ công nhà cung ứng và nợ công người mua
• Ứng dụng quản trị trên điện thoại thông minh – iOS và iPhone

Một số ưu điểm của phần mềm check out/check in khách sạn Sophia PMS

• Giao diện dễ học và dễ sử dụng
• Nghiệp vụ lễ tân chuẩn mực, triệt tiêu trọn vẹn những lỗi thường thì của người dùng
• Cách tính tiền lĩnh hoạt cho nhiều quy mô kinh doanh thương mại
• Khách sạn : tính tiền hằng đêm, linh động set giá hằng đêm, phụ thu, chuyển phòng, gộp bill và tích bill chưa khi nào đơn thuần hơn
• Căn hộ dịch vụ : tính tiền theo tháng, thuận tiện thêm tiền điện nước và vệ sinh đơn thuần và đúng chuẩn
• Khách sạn mini và nhà nghỉ : tính tiền giờ tự động hóa, thuận tiện set giá giờ, qua đêm hoặt ngày đêm, tự tính tiền phụ thu late check out
• Chung cư – văn phòng : tính tiền theo tháng, những dịch vụ ngày càng tăng như phòng hộp, in ấn. Quản lý hợp đồng

Hệ thống báo cáo

• Sophia PMS cũng cấp nhiều báo cáo giải trình tương thích cho nhiều quy mô kinh doanh thương mại khách sạn, báo cáo giải trình chi tiết cụ thể đến từng đối tác chiến lược kinh doanh thương mại, từng đêm, thông kê giá bán trung bình, báo cáo giải trình dự báo tình hình kinh doanh thương mại
• Báo cáo cụ thể việc hũy phòng, no-show, đổi khác giá phòng
• Ngoài những tính năng cơ bản, Sophia PMS điển hình nổi bật với năng lực liên kết hệ sinh thái kinh doanh thương mại khách sạn trong thời đại công nghiệp 4.0 và điện toán đám mây
• Kết nối 2 chiều Hotel Booking Engine và những kênh bán hàng trực tuyến ( OTA ) – Channel Manager như Booking. com, Airbnb, Agoda và Expedia
• Kết nối mạng lưới hệ thống điện – khóa từ trong khách sạn
• Ứng dụng quản trị trên điện thoại cảm ứng mưu trí iPhone và Android phân phối hoạt động giải trí của khách sạn

4/ Phần mềm check out/check in Ezcloud Hotel

Đây là phần mềm mang đến sự nâng tầm cho ngành quản trị khách sạn với ứng dụng công nghệ tiên tiến điện toán đám mây vào những phần mềm quản trị. Phần mềm Ezcloud Hotel là một giải pháp mưu trí giúp cho việc làm quản trị khách sạn đơn thuần, nhanh gọn và hiệu suất cao hơn. Không cần phải vùi đầu vào đống sổ sách hay những chiếc máy tính đồ sộ, những chủ khách sạn giờ đây chỉ cần một chiếc smart phone, ipad, tablet, … dù cho bạn có ở bất kể nơi đâu cũng hoàn toàn có thể thuận tiện quản trị khách sạn của mình. Đặc biệt của phần mềm Ezcloud Hotel là có tương hỗ offline, nên khi gặp sự cố mất mạng thì bạn vẫn hoàn toàn có thể quản trị thông thường .

Phần mềm này, giúp cho nhà quản trị thuận tiện tổ chức triển khai hoạt động giải trí khách sạn, tiến trình đặt phòng của người mua, trấn áp mạng lưới hệ thống buồng phòng. Bên cạnh đó, nó còn hoàn toàn có thể tổ chức triển khai và giúp nhà đầu tư quản trị một chuỗi khách sạn trên cùng một mạng lưới hệ thống, một thông tin tài khoản. Đồng thời, việc làm trấn áp người dùng, theo dõi tình hình kinh tế tài chính của khách sạn cũng trở nên thuận tiện hơn .

5/ Phần mềm check out/check in Opera Hotel

Opera Hotel là phần mềm cung ứng mọi chuẩn mực của khách sạn, được kiến thiết xây dựng thích hợp với những hệ quản lý của Windows lúc bấy giờ, với font chữ unicode cơ sở tài liệu là SQLServer 2008, giao diện là công nghệ tiên tiến. NET .

Phần mềm check out / check in khách sạn Opera Hotel có không thiếu những công dụng nhiệm vụ cho khách sạn / resort từ 2 đến 5 sao từ đặt phòng, kinh doanh thương mại, lễ tân, thu ngân, buồng phòng, nhà hàng quán ăn, … cho đến báo cáo giải trình thống kê, tương hỗ thanh toán giao dịch theo nhiều hình thức : tiền mặt, thẻ tín dụng, nợ công ,

Hỗ trợ đa ngôn ngữ, giao diện đẹp và thân thiện giúp người dùng tiếp cận nhanh gọn và thao tác thuận tiện hơn. Hệ thống phần mềm được cho phép quản trị theo người sử dụng, phân quyền ngặt nghèo cho từng nhân viên cấp dưới, hàng loạt cơ sở tài liệu trong mạng lưới hệ thống được sao lưu và hoàn toàn có thể phục sinh thuận tiện, báo cáo giải trình thống kê khá đầy đủ, đúng mực và hoàn toàn có thể thuận tiện xuất sang những file có định dạng khác .
Với phần mềm check out / check in khách sạn Opera những chủ góp vốn đầu tư hoàn toàn có thể tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn, hạn chế rủi ro đáng tiếc khi quản trị bằng sách vở, nâng cao hiệu suất cao quản trị và kinh doanh thương mại cho nhà hàng quán ăn, khách sạn .

Như vậy, trong số những phần mềm check out / check in khách sạn nêu trên có những phần mềm dành cho khách sạn lớn, chuyên nghiệp và cho khách sạn nhỏ, khách sạn mini không lấy phí. Tùy vào quy mô kinh doanh thương mại, nhu yếu trong thực tiễn và mục tiêu sử dụng mà những bạn hoàn toàn có thể lựa chọn cho khách sạn của mình một phần mềm khách sạn vừa lòng .

Nếu còn bất cứ thắc mắc gì về hệ thống quản lý khách sạn, cách sử dụng phần mềm check out/check in khách sạn các bạn hãy liên hệ ngay tới BeeHotel để được các chuyên gia của chúng tôi tư vấn, hỗ trợ trực tiếp nhé !

Tham khảo thêm : Tổng hợp top 7 app đặt phòng khách sạn tốt nhất nên dùng

Source: https://bacxiunong.com
Category: Blog