HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
PHẦN MỀM KẾ TOÁN CÔNG ĐOÀN CƠ SỞ 2014

Phần mềm “Kế toán công đoàn cơ sở 2014” là phiên bản đặc biệt của phần mềm “Quản lý tài chính tài sản công đoàn”, được thiết kế riêng cho những công đoàn cơ sở (cũng có thể dùng cho công đoàn cấp trên cơ sở) không có cán bộ nghiệp vụ kế toán nhưng vẫn có thể sử dụng phần mềm này để thực hiện công tác quản lý tài chính, kế toán của đơn vị.

Tuy nhiên, đây không phải là phần mềm kế toán bắt buộc các công đoàn cơ sở phải sử dụng. Nếu các công đoàn cơ sở đã có cán bộ nghiệp vụ kế toán (chuyên trách hoặc kiêm nhiệm) nên sử dụng phần mềm “Quản lý tài chính tài sản công đoàn” dùng chung cho công đoàn cấp trên cơ sở và công đoàn cơ sở, phần mềm này có đầy đủ các tính năng và không bị hạn chế sử dụng tài khoản như phần mềm “Kế toán công đoàn cơ sở 2014”.

Phần mềm “ Kế toán công đoàn cơ sở năm trước ” được kiến thiết xây dựng trên cơ sở tăng cấp phần mềm “ Kế toán công đoàn cơ sở 2011 ” để tương thích với những pháp luật mới của Tổng Liên đoàn Lao động Nước Ta trong nghành kinh tế tài chính công đoàn .
So với phần mềm “ Kế toán công đoàn cơ sở 2011 ”, phần mềm “ Kế toán công đoàn cơ sở năm trước ” có những đổi khác như sau :
– Thay đổi Mục lục thu chi kinh tế tài chính công đoàn, mẫu biểu sổ sách kế toán, báo cáo giải trình kinh tế tài chính v.v.. theo những pháp luật mới của Tổng Liên đoàn về công tác làm việc kinh tế tài chính năm năm trước .
– Có thêm những loại chứng từ : Giấy rút tiền mặt, Giấy nộp tiền vào thông tin tài khoản .
– Bổ sung những nhiệm vụ : Bàn giao tích luỹ và Nhận tích luỹ chuyển giao .
– Bổ sung thông tin tài khoản 312 ( phiên bản trước dùng chung với 311 ), thông tin tài khoản 354 ( phiên bản trước dùng chung với 341 ) .
– Bổ sung tính năng tự động hóa kết chuyển : kết chuyển số chi và số đã nộp cấp trên của đơn vị chức năng sử dụng phần mềm ( khi lập và ghi đĩa báo cáo giải trình quyết toán B07 hoặc B07b của đơn vị chức năng dùng phần mềm ), kết chuyển số chi và số nộp lên của những đơn vị chức năng cấp dưới cụ thể theo từng đơn vị chức năng ( khi lập và ghi đĩa sổ tổng hợp quyết toán S84 ) .
– Có thêm những tính năng quản lý, mẫu biểu tổng hợp báo cáo giải trình dành riêng cho công đoàn cơ sở có cơ sở thành viên .
– Chỉnh sửa mạng lưới hệ thống thực đơn, thanh công cụ của phần mềm, không cần phải sửa font màn hình hiển thị ( dùng font VK Sans Serif ) như những phiên bản trước đây. Tuy nhiên, nếu không setup được, người dùng hoàn toàn có thể thiết lập phiên bản KetoanCDcoso2014-V có giao diện như những phần mềm cũ để sử dụng .

PHẦN THỨ NHẤT:

HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT PHẦN MỀM

KẾ TOÁN CÔNG ĐOÀN CƠ SỞ 2014

Việc thiết lập lần đầu phần mềm Kế toán công đoàn cơ sở năm trước là bắt buộc, dù máy tính của bạn đã setup và đang chạy những phiên bản từ năm 2013 về trước của phần mềm kế toán công đoàn .
Việc thiết lập những phần mềm kế toán công đoàn có một điểm độc lạ so với những phần mềm ứng dụng khác ở chỗ mặc dầu đã setup phần mềm mặc định vào thư mục C : \ Program Files nhưng không dùng chương trình đã thiết lập trong thư mục này, cần phải copy thư mục chương trình gốc “ KetoanCDcoso2014 ” vào ổ đĩa D : \ hoặc ổ đĩa E : \ để chạy chương trình từ thư mục vừa copy này .
Trình tự triển khai việc setup như sau :

1. Tải đĩa phần mềm kế toán công đoàn cơ sở từ trang web của Tổng Liên đoàn LĐVN.

Vào trang web www.congdoanvn.org.vn => chọn ô : “ Download phần mềm kinh tế tài chính CĐ ” => chọn một đường link trong mục “ Đĩa kế toán công đoàn cơ sở năm trước ” để tải file nén về máy. ( File DiaketoanCDcoso2014. zip ) .

2. Cài đặt phần mềm kế toán công đoàn:

– Giải nén file vừa tải về ở trên ( file DiaketoanCDcoso2014. zip ). Sau khi giải nén có những thư mục và 1 số ít file như sau :
( Nếu CĐCS được cấp trên phát đĩa, trong đĩa cũng có những thư mục và file như trên ) .
– Trước khi thiết lập, cần đóng toàn bộ những chương trình đang chạy trên máy tính như những chương trình diệt virus, word, exel … nhất là những chương trình chống virus để việc thiết lập không bị lỗi .
– Mở thư mục “ CaidatPhanmemKetoancongdoan ” => chạy file Setup. exe để setup chương trình vào thư mục mặc định là C : \ Program files, chú ý quan tâm không đổi tên thư mục mặc định này vì phần mềm sẽ không chạy từ thư mục này .
– Xử lý những thông tin gặp trong quy trình thiết lập theo đúng hướng dẫn như sau :
Sau khi bấm nút “ Ignore ” lần đầu, cần bấm tiếp nút “ Yes ” khi màn hình hiển thị sau Open :
Tiếp tục bấm nút “ Ignore ” cho đến khi Open thông tin sau, việc setup đã hoàn thành xong .

Nếu không nhận được thông tin trên, cần khởi động lại máy tính, đăng nhập Windows với tên người dùng có quyền Administrator, đóng phần mềm chống virus và những phần mềm khác đang chạy, triển khai lại việc setup như hướng dẫn trên .
Nếu vẫn không setup được, liên hệ với Trung tâm Công nghệ thông tin Tổng Liên đoàn ( 0438221668 ) để được giúp sức .

3. Copy thư mục KetoanCDcoso2014 vào ổ đĩa D:\ và chạy chương trình

– Copy thư mục: “KetoanCDcoso2014” trong đĩa Kế toán công đoàn cơ sở 2014 (đã giải nén ở trên) vào trong ổ D:\ của máy (hoặc ổ đĩa E:\, F:\… cũng được, miễn là khác ổ C:\ đã cài Windows). Đến đây, bạn đã có thể chạy chương trình bằng cách kích đúp file “KetoanCDcoso2014.exe” trong thư mục này.

– Để đưa hình tượng chương trình ra màn hình hiển thị thực thi như sau : bấm chuột phải vào file KetoanCDcoso2014. exe => chọn “ Send to ” => chọn “ Desktop ” .

4. Chuyển dữ liệu từ chương trình cũ sang chương trình mới (nếu trước đây đã sử dụng phần mềm kế toán công đoàn các phiên bản trước):

Bước 1: Xác định vị trí dữ liệu chương trình cũ: Chạy chương trình cũ, phía dưới màn hình hiển thị đường dẫn file dữ liệu chương trình đang dùng:

Ví dụ :
Theo hiển thị trên màn hình hiển thị, phần mềm kế toán công đoàn đang sử dụng file dữ liệu có tênlà TCCD2014. MDB ở ổ đĩa D : \ trong đường dẫn thư mục là “ D : \ KetoanCDcoso08052013 \ data \ ”. Vì phần mềm này được cho phép sử dụng tài liệu ở nhiều thư mục khác nhau trên máy tính cũng như những thư mục trên mạng ( ở máy tính khác ), do đó phải xác lập đúng tài liệu cũ nằm ở máy tính nào, thư mục nào mới hoàn toàn có thể nhập đúng tài liệu cũ vào chương trình mới được .

Bước 2: Chuyển dữ liệu từ chương trình cũ sang chương trình mới:

Chạy chương trình mới (mục 3 trên) => chọn thực đơn “Quản lý các file dữ liệu tài chính” => chọn “Nhập dữ liệu từ máy khác” => bấm “Tiếp tục” => chọn file TCCD2014.MDB trong thư mục Data của chương trình cũ – theo đường dẫn tại bước 1 (VD D:\KetoanCDcoso08052013\data\)=> bấm “Open” => chọn “Có” khi chương trình hỏi có muốn nhập tất cả các năm => Phần mềm mới sẽ tự động nhập tất cả dữ liệu của các năm đã có trong thư mục đó.

5. Cài đặt font tiếng Việt ABC (TCVN3), sửa lỗi khai báo Region-Language (khu vực – ngôn ngữ) trên Windows.

Phần mềm kế toán công đoàn cơ sở năm trước vẫn sử dụng font chữ tiếng Việt ABC ( còn gọi là font TCVN3 ). Vì vậy, nếu bạn chưa nhập được tiếng Việt khi chạy phần mềm này hoặc tiếng Việt trên màn hình hiển thị hiển thị sai, bạn cần kiểm tra những nội dung sau :

– Kiểm tra xem đã nhập bộ font ABC vào thư mục C:\Windows\Fonts chưa? Tên các font ABC thường bắt đầu bằng “.vn…” ví dụ .vnarial, .vntime v.v.. Nếu chưa có các font này, cần Copy các file trong thư mục FONTS-ABC có trong đĩa gốc phần mềm vào thư mục C:\Windows\Fonts là xong.

– Kiểm tra xem bộ gõ tiếng Việt trên máy tính của bạn đã chọn đúng bảng mã tiếng Việt là TCVN3 chưa ( xem hình dưới ). Chú ý, với bộ gõ Unikey thì phải chọn đúng bảng mã TCVN3 mới gõ được tiếng Việt, còn với bộ gõ Vietkey thì không cần chọn vì bộ gõ Vietkey có năng lực tự động hóa quy đổi bảng mã từ Unicode sang TCVN3. Vì vậy, nếu không có yêu gì đặc biệt quan trọng để sử dụng bộ gõ Unikey thì nên dùng bộ gõ Vietkey, hoàn toàn có thể nhập tài liệu tiếng Việt vào phần mềm kế toán công đoàn cơ sở mà không cần phải đặt lại bảng mã từ Unicode sang TCVN3 .
– Một số máy tính cài hệ quản lý và điều hành Windows đã được Việt hoá cũng sẽ gây lỗi hiển thị font chữ ( một số ít vần âm có dấu tiếng Việt bị chuyển thành dấu ? và gây lỗi in chứng từ ), khi đó bạn cần khai báo lại phần Region-Language của Window để bỏ những thiết lập Việt hoá đi. Cách làm như sau :
Đối với hệ quản lý Window XP :
Mở Control Panel -> Regional and language Options -> chọn thẻ Regional Options -> chọn “ English ( United States ) ” cho phần “ Standards and formats ” và “ United States ” cho phần “ Location ” như hình sau .
Bấm chuột mở tiếp thẻ “ Advanced ” -> chọn “ English ( United States ) ” cho phần “ Language for non-Unicode programs ” như sau :

Đối với Hệ quản lý và điều hành Win7 :
– Mở cửa sổ “ Region and Language ” ( gõ cụm từ này ở ô Search góc dưới bên trái màn hình hiển thị và bấm chuột vào tên chương trình được tìm thấy ở phía trên, hoặc dùng Control Panel để mở cửa sổ này ). Chọn thẻ “ Formats ”, mở hộp liệt kê chọn “ English ( United States ) ” thay cho “ Vietnamese ( Vietnam ) ” .
– Tiếp tục chọn thẻ “ Administrative ”, bấm vào nút “ Change system locale ” để chọn “ English ( United States ) ” thay cho “ Vietnamese ( Vietnam ) ”
Nếu không triển khai được, liên hệ với Trung tâm Công nghệ thông tin Tổng Liên đoàn ( 0438221668 ) để được giúp sức .

PHẦN THỨ HAI

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN CĐCS

A. CÁC THAO TÁC BAN ĐẦU:

I. Các phím chức năng hay sử dụng:

Khi đưa con trỏ đánh máy vào một ô trên màn hình hiển thị :

Phím F4	Xóa nội dung cả ô mà không cần bôi đen
Phím F5	Hiển thị các danh sách tham khảo. Nếu gõ một từ khoá nào đó rồi mới bấm F5 thì phần mềm sẽ hiển thị danh sách và tự tìm đến dòng chứa từ khoá đó. Có thể bấm phím F3 để tìm dòng tiếp theo cũng chứa từ khoá đó.
Phím F6	Copy ô tương ứng ở chứng từ trước đó hoặc ô tương ứng ở dòng bên trên.
Phím F8	Copy nội dung ô hiện hành mà không cần bôi đen, lưu vào bộ nhớ Clipboard của máy tính.
Phím F9	Dán nội dung lưu trong bộ nhớ Clipboard vào ô hiện hành.

II. Các khai báo ban đầu trước khi sử dụng phần mềm

1. Khai báo thông tin chung về đơn vị, thiết lập chế độ kế toán, thông tin in sổ sách, báo cáo.

Mở thực đơn “ tin tức mạng lưới hệ thống ” => chọn “ Nạp sửa thông tin chung về đơn vị chức năng ” .

– Nhập thông tin về đơn vị : Chọn thẻ “Thông tin về đơn vị” => khai báo tên đơn vị cấp trên, tên đơn vị, loại đơn vị, tên thủ trưởng (Chủ tịch công đoàn), người phụ trách kế toán, cán bộ kế toán, thủ quỹ v.v.. Các thông tin này được dùng để in các phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm chi v.v..

Chú ý nhập Loại đơn vị: Bắt buộc phải chọn loại đơn vị, không được để trắng. Công đoàn cơ sở chỉ được chọn 1 trong 5 loại: HCSNTW, HCSNĐP, Doanh nghiệp nhà nước, DN có VĐT NN, Doanh nghiệp khác; CĐ cấp trên cơ sở chọn Cơ quan LĐLĐ quận huyện tương đương.

– Thiết lập chế độ kế toán : Chọn thẻ “Thiết lập chế độ kế toán” => Nếu chọn chế độ đơn giản, phần mềm cho phép người dùng nhập chứng từ thông qua chọn các nghiệp vụ đã được chuẩn bị sẵn, người dùng không cần biết nghiệp vụ kế toán, không cần phải định khoản.

Nếu chọn chính sách “ Đầy đủ ”, người dùng phải ghi nhận nhiệm vụ kế toán và thực thi định khoản khi nhập chứng từ .
Trong quy trình sử dụng phần mềm, người dùng hoàn toàn có thể chuyển từ chính sách này sang chính sách kia để nhập chứng từ nếu cần .

– Nhập thông tin in sổ sách, báo cáo. Chọn thẻ “Thông tin in sổ sách, báo cáo”. Nhập các thông tin về địa danh, chức danh người phụ trách kế toán (gọi là phụ trách kế toán hay là kế toán trưởng), các dòng đề ký (Thay mặt, ký thay v.v..), chức danh và tên người ký v.v.. Các thông tin này sẽ được dùng khi in các báo cáo, sổ sách.

2. Nhập danh sách các đơn vị, phòng ban.

Danh sách những đơn vị chức năng, phòng ban gồm tên đơn vị chức năng th ­ ường xuyên phát sinh thu, chi hoặc tên những CĐCS cấp dưới trực tiếp quản lý tài chính ( nếu có ). Danh sách này được dùng để điền nhanh tên đơn vị chức năng, mã đơn vị chức năng, loại đơn vị chức năng, địa chỉ, điện thoại cảm ứng, số hiệu thông tin tài khoản ngân hàng nhà nước v.v.. của đơn vị chức năng khi nhập những chứng từ, báo cáo giải trình kinh tế tài chính tương quan tới đơn vị chức năng, được cho phép kết xuất những sổ kế toán cụ thể theo từng đơn vị chức năng .
Cách nhập, sửa :
Chọn thực đơn “ Danh sách tìm hiểu thêm ” => chọn “ Nạp sửa list những đơn vị chức năng, phòng ban ” => bấm “ Nạp mới ” ( hoặc bấm “ Sửa ” ) => Nhập tên ĐV, Mã ĐV, địa chỉ, tên NH, số TKNH, Loại đơn vị chức năng => Bấm “ Ghi đĩa ” .

3. Nhập danh sách các đối tượng quản lý.

Mục đích : Khai báo tên cán bộ nhân viên cấp dưới ( để theo dõi tạm ứng ), tên những khoản thu, chi cần theo dõi riêng, đối t ­ ượng th ­ ường xuyên thanh toán giao dịch, những khoản tạm giữ, những quỹ XH, những khoản góp vốn đầu tư ­ kinh tế tài chính. Hỗ trợ nhập chứng từ nhanh, in sổ kế toán chi tiết cụ thể theo đối t ­ ượng .
Cách nhập sửa : Chọn thực đơn “ Danh sách tìm hiểu thêm ” => chọn “ Nạp sửa list những đối tư ­ ợng quản lý ” => Bấm “ Nạp mới ” => Chọn Loại đối t ­ ượng, nhập tên đối t ­ ượng, chứ tắt => Bấm “ Ghi đĩa ” ( Hình d ­ ưới )

4. Nhập danh sách các ngân hàng, kho bạc.

Mục đích : Khai báo Tài khoản và số hiệu thông tin tài khoản tiền gửi tại kho bạc hay ngân hàng nhà nước của đơn vị chức năng sử dụng phần mềm. Phục vụ nhập nhanh chứng từ ngân hàng nhà nước, lập sổ cụ thể tiền gửi ngân hàng nhà nước theo từng thông tin tài khoản tiền gửi .
Cách nhập, sửa :
Chọn thực đơn “ Danh sách tìm hiểu thêm ” => chọn “ Nạp sửa list ngân hàng nhà nước, kho bạc ” => Bấm “ Nạp mới ” => Nhập tên NH ( KB ), loại tiền, số TK … => Bấm “ Ghi đĩa ” .

5. Nhập, sửa số dư đầu năm.

Mục đích : Nhập số dư ­ đầu năm những sổ kế toán : Quỹ Tiền mặt, Tiền gửi NH, Dư ­ cấp d ­ ưới, Nguồn kinh phí đầu tư, quỹ XH v.v.. Phải nhập bằng tay khi sử dụng phần mềm lần đầu. Các năm tiếp theo sẽ dùng công dụng “ Chuyển số dư sang năm sau ”, không cần nhập số dư bằng tay nữa .
Cách nhập sửa số dư đầu năm :
Chọn thực đơn “ Kế toán ” => chọn “ Nạp sửa số d ­ ư đầu năm ” => Chọn loại số dư => Nhập số d ­ ư và những thông tin thiết yếu => Bấm “ Ghi đĩa ” .
Lưu ý khi nhập số dư đầu kỳ cần chi tiết cụ thể theo Đơn vị, đối tượng người tiêu dùng, số dư TGNH thì mỗi đơn vị chức năng, đối tượng người tiêu dùng, thông tin tài khoản TGNH nhập 1 dòng ( mỗi lần nhập-ghi đĩa 1 dòng ). Sổ không có số dư không nhập. Đảm bảo tổng số dư nợ = Tổng số dư có ( Dư TM + Dư TGNH + Dư TƯ + Dư CĐCS cấp dưới nếu có = Dư nguồn kinh phí đầu tư + Dư tạm giữ + Dư quỹ XH ) .

III- Sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ:

Thanh công cụ chứa 1 số ít nút lệnh, nằm dưới thanh thực đơn như sau :

	Nút “Kết thúc”	Đóng chương trình sau khi sử dụng
	Nút “Nhập CT”	Nhập tất cả các loại chứng từ kế toán: Thu tiền mặt, chi tiền mặt, thu TGNH kho bạc, chi TGNH kho bạc.
	Nút “Tra cứu”	Tra cứu, tìm kiếm các chứng từ đã nhập
	Nút “In sổ KT”	In các sổ kế toán
	Nút “Tài sản”	Nhập các thẻ tải sản cố định, dụng cụ lâu bền; Theo dõi quá trình từng tài sản.
	Nút “T.Hợp BC”	Dùng để nhập, duyệt các báo cáo tài chính của cấp dưới; Lập báo cáo thu, chi tại CQ sử dụng phần mềm; Tổng hợp báo cáo gửi cấp trên.
	Nút “Máy tính”	Máy tính trong quá trình nhập chứng từ, nhập báo cáo.
	Ô màu vàng	Thay đổi niên độ kế toán

B-NHẬP CHỨNG TỪ PHÁT SINH HÀNG NGÀY:

1- Cửa sổ màn hình nhập chứng từ:

Tất cả những loại chứng từ được nhập bằng nút lệnh “ Nhập CT ”. Khi bấm nút “ Nhập mới ”, hành lang cửa số màn hình hiển thị nhập chứng từ hiển thị như sau :

2. Quy trình nhập chứng từ: 1. Bấm nút “Nhập mới” => 2.Nhập ngày tháng phát sinh (hoặc để phần mềm tự động điền ngày tháng) => 3. Chọn loại nghiệp vụ phát sinh (có 4 loại nghiệp vụ : thu chi tiền mặt, thu chi tiền gửi) => 4. Chọn nghiệp vụ=> 5.Nhập các ô cần thiết => 6. bấm nút “Ghi đĩa” để lưu lại => 7. Bấm In để in phiếu.

3. Chọn loại nghiệp vụ khi nhập chứng từ:

Người sử dụng phải chọn đúng 1 trong 4 loại nhiệm vụ :
– Thu tiền mặt .
– Chi tiền mặt .
– Thu tiền gửi ngân hàng nhà nước, kho bạc .
– Chi tiền gửi ngân hàng nhà nước, kho bạc .

4. Chọn nghiệp vụ khi nhập chứng từ:

Ứng với mỗi loại nhiệm vụ, phải chọn 1 nghiêp vụ tương thích, đơn cử :

a/ Ứng với Thu tiền mặt hoặc Thu tiền gửi ngân hàng, kho bạc có các nghiệp vụ:

– Thu kinh tế tài chính CĐ : gồm thu kinh phí đầu tư do trình độ chuyển sang, đoàn phí do tổ công đoàn hoặc đoàn viên đóng, thu khác ( Mục 22 đến 24 ) .
– Nhận kinh phí đầu tư cấp trên cấp ( không phân biệt cấp kinh phí đầu tư, đoàn phí hay cấp tương hỗ, chương trình tự áp mục 25 ngầm định, ) .
– Rút tiền gửi ngân hàng nhà nước, kho bạc nhập quỹ : không phân biệt nguồn .
– Thu quỹ XH : phản ánh thu ủng hộ bão lụt, thiên tai … không quyết toán TCCĐ .
– Thu hồi tạm ứng : nhập những nhiệm vụ thu lại tiền đã tạm ứng cho nội dung hoạt động giải trí nào đó, số tiền luôn bằng số đã tạm ứng. Sau khi lập phiếu thu để hoàn tạm ứng, kế toán phải lập tiếp phiếu Chi tiền mặt-nghiệp vụ chi TCCĐ để chi ra số tiền trong thực tiễn chi .
– Thu hồi cho vay, góp vốn đầu tư kinh tế tài chính : Phản ánh những nhiệm vụ thu lại tiền gốc đã cho vay, đầu tài kinh tế tài chính ( bán CP CP CĐ đã mua khi CP hóa DN … ) .
– Thu những khoản phải trả ( tạm giữ ) : Cấp trên chuyển tiền khen thưởng, tạm giữ của một đối tượng người tiêu dùng nào đó …
– Thu cấp dưới nộp lên : Nghiệp vụ này chỉ phát sinh khi đ / vị sử dụng phần mềm là Cơ quan LĐLĐ quận huyện, tương tự hoặc là CĐCS có cơ sở thành viên và những CĐCS, cơ sở thành viên này có lập báo cáo giải trình QT thu, chi TCCĐ .
– Thu giảm chi TCCĐ : Phản ánh khoản thu giảm chi TCCĐ do đã chi quá, chi nhầm ( Mục 27-31 ) .

b/ Ứng với Chi tiền mặt hoặc Chi tiền gửi ngân hàng, kho bạc có các nghiêp vụ:

– Chi kinh tế tài chính công đoàn : đây là nội dung phát sinh đa phần tại CĐCS, với những nội dung chi từ mục chi 27 đến mục chi 31 được pháp luật tại Quyết định số 272 / QĐ-TLĐ ngày 07/3/2014 về thu, chi, quản lý tài chính công đoàn cơ sở .
– Nộp cấp trên : không phân biệt kinh phí đầu tư, đoàn phí ( chương trình tự áp mục ngầm định 37 ) .
– Nộp tiền mặt vào ngân hàng nhà nước, kho bạc : không phân biệt nguồn .
– Chi quỹ XH : Các nhiệm vụ chi hoặc chuyển tiền quỹ XH từ thiện đã thu cho những đơn vị chức năng, cá thể ( không đưa vào quyết toán ) .
– Chi tạm ứng : Phản ánh khi xuất tiền tạm ứng cho một cá thể trong đơn vị chức năng để chi một hoạt động giải trí công đoàn nào đó .
– Cho vay, góp vốn đầu tư kinh tế tài chính : Phản ánh những khoản tạm ứng, cho vay, góp vốn đầu tư kinh tế tài chính … ( những khoản cho vay, góp vốn đầu tư kinh tế tài chính phải có quan điểm chấp thuận đồng ý của CĐ cấp trên trực tiếp bằng văn bản ) .
– Chi hoàn trả những khoản tạm giữ : Chi khen thưởng do cấp trên chuyển tiền, hoàn trả những khoản tạm giữ khác ( không đưa vào quyết toán ) .
– Cấp cho cấp dưới : Nghiệp vụ này chỉ phát sinh khi đ / vị sử dụng phần mềm là Cơ quan LĐLĐ Q., huyện tương tự hoặc là CĐCS có cơ sở thành viên và những CĐCS, cơ sở thành viên có lập báo cáo giải trình quyết toán thu, chi kinh tế tài chính công đoàn .
– Chi giảm thu kinh tế tài chính công đoàn : P / á khoản chi giảm thu kinh tế tài chính công đoàn do đã thu quá kinh phí đầu tư, đoàn phí phải hoàn trả lại .
– Chuyển tiền giữa những thông tin tài khoản tiền gửi : Nhập những chứng từ chuyển tiền giữa những thông tin tài khoản tiền gửi của đ / v : từ thông tin tài khoản tại NH sang KB, KB sang NH, gửi không kỳ hạn sang gửi có kỳ hạn …

Chú ý khi nhập Mục lục thu, chi tài chính công đoàn:

Khi chọn những nhiệm vụ Thu kinh tế tài chính công đoàn hay Chi kinh tế tài chính công đoàn ( bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ), người nhập chứng từ bắt buộc phải nhập đúng mục thu hoặc mục chi kinh tế tài chính công đoàn theo pháp luật mới thì những nội dung thu, chi này mới được tổng hợp vừa đủ vào Sổ thu chi kinh tế tài chính công đoàn cơ sở hay Báo cáo quyết toán thu chi kinh tế tài chính công đoàn .
Vì vậy, người nhập chứng từ cần tuân thủ những pháp luật sau :

– Phải đưa con trỏ đánh máy vào ô “Mục thu TCCĐ” hoặc ô “Mục chi TCCĐ” rồi bấm phím F5 để chọn mục thu hoặc mục chi của chứng từ đang nhập. Không được nhập các mục thu chi không có trong Mục lục thu chi tài chính công đoàn đã được Tổng Liên đoàn quy định cho công đoàn cơ sở.

– Khi nhập mục “ 24.00 – Các khoản thu khác ” phải chọn mục “ 24.01 – Chuyên môn tương hỗ ” hoặc mục “ 24.02 – Thu khác tại đơn vị chức năng ”, không được nhập trực tiếp mục 24.00 .
– Khi nhập mục “ 31.00 – Chi hoạt động giải trí ”, hoàn toàn có thể chọn mục 31.00 ( tiểu mục là 00 ), hoặc bất kỳ mục 31 với tiểu mục 01, 02, … có trong bảng Mục lục thu chi kinh tế tài chính công đoàn đều được. Tuy nhiên nếu nội dung chi của chứng từ đang nhập thuộc một trong 3 nội dung sau : “ 31.01 – Đào tạo cán bộ ”, “ 31.02 – Trợ cấp ”, “ 31.03 – Hỗ trợ du lịch ” thì người nhập chứng từ buộc phải nhập đúng một trong 3 mục chi được lao lý riêng này thì phần mềm mới tổng hợp đúng số liệu những mục chi này trong sổ thu chi kinh tế tài chính công đoàn cơ sở và báo cáo giải trình quyết toán của cơ sở .

C- TRA CỨU, TÌM KIẾM CHỨNG TỪ:

Để tra cứu, tìm kiếm chứng từ : Sử dụng nút “ Tra cứu ” ở thanh công cụ, hoặc dùng nút lệnh “ Tìm đến ” trong khi nhập chứng từ ( công dụng như nhau ) .
Người sử dụng hoàn toàn có thể thuận tiện tra cứu những chứng từ đã nhập bằng cách nhập một hay một số ít ô điều kiện kèm theo trong hành lang cửa số tra cứu này. Việc tra cứu không gây ảnh hưởng tác động đến số liệu, chứng từ đã nhập .

D- IN SỔ KẾ TOÁN.

Để in sổ kế toán sử dụng nút “ In sổ KT ” ở thanh công cụ. Cửa sổ đặt lệnh in như hình dưới :
Khi sổ cần in Open trên màn hình hiển thị :

Các sổ bắt buộc in:	Điều kiện in
1. Sổ quỹ tiền mặt đồng Việt Nam:	In theo tháng.
2. Sổ tiền gửi đồng Việt Nam (nếu có):	In theo tháng, chi tiết cho từng TK tiền gửi
3. Sổ thu, chi tài chính công đoàn cơ sở:	CĐCS In theo kỳ quyết toán.
4. Sổ tạm ứng, cho vay, đầu tư tài chính (nếu có)	In theo kỳ quyết toán, chi tiết từng đối tượng.
5. Sổ theo dõi phải trả, tạm giữ (nếu có)	In theo kỳ quyết toán, chi tiết từng đối tượng.
6. Các sổ khác không bắt buộc:	In tùy theo yêu cầu quản lý của đơn vị, và Công đoàn cấp trên trực tiếp.

E-LẬP BÁO CÁO GỬI CẤP TRÊN.

I- Cách lập báo cáo của Công đoàn cơ sở:

Công đoàn cơ sở cần lập những báo cáo giải trình sau gửi công đoàn cấp trên :
+ B07-Báo cáo quyết toán thu chi kinh tế tài chính công đoàn .
+ B14 – Báo cáo dự trù thu, chi kinh tế tài chính công đoàn .
Để lập những báo cáo giải trình sử dụng nút lệnh : “ T.Hợp BC ” .

1. Lập báo cáo B07- Báo cáo quyết toán thu chi tài chính công đoàn:

Thao tác : Tại hành lang cửa số chính chương trình chọn nút “ T.Hợp BC ” => bấm nút “ Nhập mới ” => Chọn tên BC B07-Báo cáo …, kỳ báo cáo giải trình => bấm nút “ Dữ liệu KT ” để phần mềm tự trích tài liệu kế toán đưa vào báo cáo giải trình => kiểm tra, nhập sửa những số liệu cơ bản ( số lao động, đoàn viên, quỹ lương … ) và số liệu những mục thu, chi => bấm nút “ Ghi đĩa ” ( Hình dưới ) .

2. Lập báo cáo B14-Báo cáo dự toán thu, chi tài chính công đoàn:

Thực hiện tựa như như lập báo cáo giải trình B07 ở phần trên .

II- Cách lập báo cáo của CĐCS có cơ sở thành viên và Công đoàn cấp trên cơ sở

Quy trình tổng hợp báo cáo giải trình quyết toán như sau :
Lập ra báo cáo giải trình quyết toán thu chi của đơn vị chức năng sử dụng phần mềm => nhập những báo cáo giải trình quyết toán của những CĐCS cấp dưới => Bấm nút “ Chuyển chính sách ” để chuyển sang chính sách “ Tổng hợp BC gửi cấp trên ” => Lập Sổ tổng hợp quyết toán và lập báo cáo giải trình Tổng hợp quyết toán gửi cấp trên .

1/ Lập báo cáo thu, chi tài chính công đoàn của đơn vị sử dụng phần mềm:

a / Nếu đơn vị chức năng sử dụng phần mềm là công đoàn cơ sở có cơ sở thành viên, cần lập báo cáo giải trình quyết toán thu chi kinh tế tài chính công đoàn dành cho công đoàn cơ sở có thành viên mẫu B07b. Thao tác như lập B07-Báo cáo quyết toán thu, chi kinh tế tài chính công đoàn .
b / Nếu đơn vị chức năng sử dụng phần mềm là công đoàn trên cơ sở, lập báo cáo giải trình tổng hợp quyết toán thu, chi kinh tế tài chính công đoàn mẫu B08 .
Thao tác : Tại hành lang cửa số chính chương trình chọn nút “ T.Hợp BC ” => bấm nút “ Nhập mới ” => Chọn tên BC : B08-Báo cáo tổng hợp quyết toán thu chi kinh tế tài chính công đoàn, kỳ báo cáo giải trình => bấm nút “ Dữ liệu KT ” => bấm nút “ Ghi đĩa ” ( những hình dưới ) .

Chú ý khi lập báo cáo tổng hợp quyết toán thu, chi B08 tại đơn vị sử dụng phần mềm:

+ Số liệu của đơn vị chức năng phải nhập ở cột “ Số quyết toán CĐ cấp trên cơ sở ”, phần mềm sẽ tự động hóa cộng sang cột “ Tổng hợp quyết toán trong kỳ ” .
+ Kiểm tra số dư đầu kỳ khớp với cuối kỳ trước .
+ Đối chiếu số thu của cấp dưới ( mục 44 )
+ Đối chiếu số cấp trên cấp .
+ Đối chiếu số cấp cho cấp dưới ( mục 43 ) .

2/ Nhập các báo cáo của công đoàn cấp dưới (CĐCS thành viên hoặc CĐCS cấp dưới)

Ở chính sách “ nhập BC của cấp dưới ” ( màu tím ), nhập báo cáo giải trình của từng đơn vị chức năng cấp dưới ( hình dưới ) :

Lưu ý khi nhập báo cáo quyết toán của công đoàn cấp dưới:

– Phải nhập vừa đủ báo cáo giải trình của toàn bộ những đơn vị chức năng công đoàn cấp dưới trực tiếp quản lý ( kể những những đơn vị chức năng không có báo cáo giải trình quyết toán ) .
– Phải kiểm tra ngay khi nhập những chỉ tiêu :
+ Số nhập vào chương trình là số duyệt cho cấp dưới .
+ Số dư đầu kỳ : Khớp đúng với số dư cuối kỳ trước .
+ Số nộp cấp trên trực tiếp và số cấp trên cấp khớp với số từ phần kế toán tự động hóa chuyển sang .
+ Tính cân đối của số liệu báo cáo giải trình : Cộng thu, cộng chi, dư cuối kỳ .
– Báo cáo của đơn vị chức năng chưa có báo cáo giải trình quyết toán ( mới chỉ nhập được một vài số liệu như số dư, số nộp, số cấp … ), cần bấm chọn để xác lập đơn vị chức năng này chưa có BC quyết toán .

3/ Tổng hợp BC gửi cấp trên:

Sau khi lập xong Báo cáo thu, chi của cơ quan cấp trên và nhập những báo cáo giải trình của CĐCS, cơ sở thành viên xong ( Chế độ nhập BC của cấp dưới ), bấm nút “ Chuyển chính sách ” sang chính sách “ Tổng hợp BC gửi cấp trên ” ( màu vàng ) để lập báo cáo giải trình và sổ tổng hợp quyết toán gửi cấp trên như sau :

a/ CĐCS có cơ sở thành viên: Cần lập B25-Báo cáo tổng hợp quyết toán thu-chi TCCĐ cơ sở thành viên, S84-Sổ tổng hợp quyết toán thu, chi tài chính công đoàn gửi cấp trên (thao tác như hình trên). Ngoài ra, công đoàn cơ sở có thành viên có thể lập thêm báo cáo B27- Báo cáo tổng hợp quyết toán thu chi CĐCS có thành viên.

b/ Cơ quan LĐLĐ quận, huyện, tương đương, CĐ TCTy: Cần lập B08- Báo cáo tổng hợp quyết toán thu, chi tài chính công đoàn và S84-Sổ tổng hợp quyết toán thu, chi tài chính công đoàn gửi cấp trên (thao tác như hình trên).

Một số lưu ý khi sử dụng chức năng lập báo cáo tài chính:

+ Sau khi đã lập xong báo cáo giải trình quyết toán, nếu người dùng lại sửa, xoá, thêm mới chứng từ thuộc kỳ báo cáo giải trình của báo cáo giải trình quyết toán đã lập thì những biến hóa này không được tự động hóa update vào báo cáo giải trình đã lập. Người dùng phải mở phần tổng hợp báo cáo giải trình, chọn báo cáo giải trình cần update, bấm nút “ Sửa ” và nút “ Dữ liệu KT ” để phần mềm update lại sự đổi khác của chứng từ, đưa vào báo cáo giải trình .
+ Khi phát hiện sai sót, quay trở lại sửa những báo cáo giải trình của cấp dưới ở phần nguồn vào “ Nhập báo cáo giải trình của cấp dưới ” thì những báo cáo giải trình đã lập ở phần đầu ra “ Tổng hợp báo cáo giải trình ” sẽ không tự động hóa update số liệu đã sửa ở những báo cáo giải trình nguồn vào. Để update số liệu cho những báo cáo giải trình phần đầu ra, cần chuyển sang phần “ Tổng hợp báo cáo giải trình ”, chọn báo cáo giải trình cần update, bấm nút “ sửa ” rồi bấm nút “ T.hợp BC ” để phần mềm update lại số liệu đã biến hóa ở những báo cáo giải trình nguồn vào .
+ Quy trình lập báo cáo giải trình dự trù, báo cáo giải trình tổng hợp dự trù cũng triển khai tựa như như quy trình tiến độ lập báo cáo giải trình quyết toán, báo cáo giải trình tổng hợp quyết toán .

III- Gửi báo cáo qua email:

Người sử dụng muốn gửi báo cáo giải trình cho Công đoàn cấp trên qua email, thao tác như sau : Bấm nút lệnh “ T.hợp BC ” để mở tính năng tổng hợp báo cáo giải trình => bấm nút “ Chuyển chính sách ” để chọn báo cáo giải trình cần gửi ở đầu vào hay đầu ra => chọn báo cáo giải trình cần gửi => bấm nút “ Gửi file BC ” => máy thông tin “ Đã chuyển xong … cần sao chép file này gửi cấp trên ”. Người sử dụng gắn kèm file theo thông tin này vào email gửi Công đoàn cấp trên ( Hình dưới ) :

F- NHẬP TÀI SẢN CỐ ĐỊNH, DỤNG CỤ LÂU BỀN (nếu có):

Để nhập gia tài, theo dõi quy trình từng gia tài cố định và thắt chặt, dụng cụ lâu bền sử dụng nút lệnh “ Tài Sản ”. Căn cứ để nhập là số liệu kiểm kê thực tiễn hoặc sổ gia tài kỳ trước .

1/ Nhập tài sản đầu kỳ và tăng trong kỳ: Mỗi tài sản nhập vào 1 thẻ tài sản. Cách nhập thẻ tài sản như hình dưới:

Lưu ý chọn mã loại gia tài : TSCĐ chọn mã loại từ 1 đến 6 ( trong đó loại 6 là đất, tiến sỹ vô hình dung ), Dụng cụ lâu bền chọn mã loại 7 .

2/ Tính hao mòn TSCĐ: Vào thực đơn Tài sản cố định => chọn “Tính hao mòn tài sản cố định => Bấm nút “Nhập mới” => Bấm nút “Ghi đĩa” => Bấm In nếu cần .

3/ Nhập Tài sản giảm trong năm:

4/ In sổ tài sản: Người sử dụng in sổ tài sản bằng nút “In sổ KT”.

Ghi chú : Tùy năng lực người sử dụng chương trình, nhu yếu quản lý tài sản của CĐ cấp trên mà hoàn toàn có thể sử dụng hoặc không sử dụng phần theo dõi gia tài này .

G- QUẢN LÝ CÁC THƯ MỤC VÀ FILE CỦA CHƯƠNG TRÌNH, SAO LƯU, KHÔI PHỤC DỮ LIỆU, CHUYỂN DỮ LIỆU QUA EMAIL.

I- Quản lý các thư mục và File của chương trình:

Thư mục chứa chương trình : Nếu người dùng thiết lập phần mềm đúng như hướng dẫn, file chương trình và tài liệu đều nằm trong thư mục D : \ KetoanCDcoso2014. Trong thư mục này có chứa những thư mục con : Data, Luudulieu, Report và file chương trình “ Ketoancongdoan. exe ” ( hình dưới ) .

1. Thư mục “Data”: chứa toàn bộ dữ liệu đã nhập, bao gồm các file:

– File HT20xx. MDB : chứa những thông tin đã nhập : Thủ trưởng đơn vị chức năng, kế toán, Danh sách đơn vị chức năng phòng ban, Danh sách đối tương, Danh sách ngân hàng nhà nước kho bạc … ; Mỗi năm chương trình tạo ra 1 file riêng .
– File TCCD20xx. MDB : chứa những chứng từ đã nhập ( Thu TM, chi TM, Thu TGNH kho bạc, Chi TGNH, kho bạc ) ; Mỗi năm chương trình tạo ra 1 file riêng .
– File VTTS.MDB : Chứa những thẻ gia tài, dụng cụ lâu bền đã nhập trong nút Tài sản ; File này dùng chung cho toàn bộ những năm .
– Các file sysmem và sysmem2 nhớ vị trí tài liệu của chương trình ( khi chạy chương trình, đường dẫn vị trí tài liệu hiển thị phía dưới màn hình hiển thị ). Các file này hoàn toàn có thể xóa khi cần copy chương trình sang vị trí khác hoặc máy khác để sử dụng .
– Các file HTgoc. MDB, HTTKgoc. MDB, TCCDgoc. MDB, VTTSgoc. MDB là những file gốc bắt đầu của chương trình bắt buộc phải có để chương trình tạo ra những file dữ liệu tương ứng của từng năm .

2. Thư mục “Luudulieu“:

– Đây là thư mục do chương trình tự động hóa tạo ra khi chạy chương trình để lưu dữ liệu dự trữ ( lưu những file HT20xx. MDB, TCCD20xx. MBD, VTTS.MDB từ trong thư mục Data thêm ra để dự trữ ) .
– Trường hợp những file dữ liệu tương ứng trong thư mục Data bị hỏng, bị xóa, bị virus, chương trình hoàn toàn có thể Phục hồi lại được tài liệu lấy từ trong thư mục này .

3. Thư mục “Report”:

– Thư mục “ Report ” : là nơi chứa toàn bộ những mẫu của chương trình dùng để in như : Mẫu phiếu thu, mẫu phiếu chi, chứng từ ngân hàng nhà nước, những mẫu sổ kế toán, báo cáo giải trình kinh tế tài chính …
– Trường hợp những file mẫu này bị hỏng, bị xóa, bị virus, thì mẫu bị hỏng đó sẽ không in ra được .
4. File chạy chương trình “ Ketoancongdoan. exe ”
– File Ketoancongdoan. exe là file chạy chương trình. Bấm đúp trực tiếp vào file này chương trình sẽ chạy .
– Để đưa hình tượng chạy chương trình ra màn hình hiển thị chính của Windows : bấm chuột phải tại file Ketoancongdoan. exe => chọn sent to => chọn Desktop .

II- Thay đổi file dữ liệu đang dùng :

Thông thường, sau khi thiết lập phần mềm như hướng dẫn thì hàng loạt tài liệu kế toán sẽ nằm ở thư mục D : \ KetoanCDcoso2014, và dòng dưới cùng màn hình hiển thị của phần mềm sẽ hiển thị vị trí của file tài liệu đang dùng qua đường dẫn như sau :
( File dữ liệu đang dùng là TCCD2014. MDB nằm trong thư mục KetoanCDcoso2014 \ data ở ổ đĩa D : \ ) .
Tuy nhiên, phần mềm này có tính năng “ Thay đổi file tài liệu đang dùng ” để người dùng hoàn toàn có thể sử dụng những file dữ liệu nằm ở một thư mục khác hoặc nằm ở máy tính khác. Nhờ công dụng này, người dùng hoàn toàn có thể mở file dữ liệu kinh tế tài chính dùng chung ở trên mạng, do đó hoàn toàn có thể thực thi nhiệm vụ kế toán của đơn vị chức năng cùng với những cán bộ kế toán khác .
Khi đã biến hóa file tài liệu đang dùng, vị trí của file tài liệu mới sẽ được hiển thị theo đường dẫn mới :
( File dữ liệu đang dùng là TCCD2014. MDB nằm trong thư mục Datamaychu ở trên máy tính chủ có tên là tuanvp ) .

Vì vậy, mỗi khi chạy phần mềm, người dùng luôn phải để ý xem hiện tại phần mềm đang sử dụng file dữ liệu nào, nằm ở máy tính nào, thư mục nào.

– Cách thay đổi file dữ liệu đang dùng:

Bấm chuột mở thực đơn “ Quản lý những file dữ liệu kinh tế tài chính ” => “ Thay đổi file tài liệu đang dùng ”, hành lang cửa số “ Chọn file tài liệu kinh tế tài chính ” sẽ được hiển thị trên màn hình hiển thị như sau :
Để chọn một file tài liệu khác với file tài liệu đang dùng, người dùng hoàn toàn có thể nháy đúp chuột vào dòng chứa tên file muốn chọn trong ô “ Danh sách những file đã dùng trước kia ”, nếu không có thì bấm nút lệnh “ Tìm file mới ”, mở thư mục chứa file tài liệu cần chọn ( luôn có tên là TCCD20xx. mdb ) ở trên máy tính đang dùng hoặc ở một máy tính khác trên mạng cục bộ ( LAN ), sau khi chọn xong tên file được chọn sẽ được điền vào ô “ Tên file được chọn ” trong hành lang cửa số trên, bấm nút “ Chấp nhận ” để phần mềm chuyển sang sử dụng file vừa chọn này, hoặc bấm “ Không chọn ” để huỷ việc biến hóa file tài liệu đang dùng .

– Cách kết nối các máy tính trong mạng nội bộ:

+ Bước 1 : Lấy một máy tính nào đó làm máy chủ (máy tính của trưởng ban Tài chính hoặc của nhân viên sử dụng phần mềm hàng ngày, ví dụ máy tính của chị Hoa ban Tài chính được chọn làm máy chủ và đã được đặt tên trên hệ điều hành Windows là hoatc). Dữ liệu kế toán của phần mềm trên máy tính này sẽ được chia sẻ (sharing) để các máy tính khác trong mạng nội bộ có thể thấy và sử dụng chung. Mở thư mục chứa phần mềm này (ví dụ : mở thư mục D:\KetoanCDcoso2014 ở ổ đĩa D:\). Bấm chuột phải vào thư mục Data và chọn dòng “Sharing and Security…” như sau :

Đánh dấu đồng thời vào ô cho phép san sẻ ( Share this thư mục on the network ) và vào ô cho phép nhập sửa ( Allow network users to change my files ) để những máy tính khác trong mạng hoàn toàn có thể nhìn thấy thư mục Data và nhập sửa tài liệu rồi bấm OK như sau :

+ Bước 2 : Chạy phần mềm này ở các máy tính khác trong mạng, mở thực đơn “Thay đổi file dữ liệu đang dùng” như hướng dẫn ở trên, bấm nút “Tìm file mới”, trong ô “File name”, nhập đường dẫn tới thư mục Data của máy chủ theo quy định sau: 2 gạch chéo ngược (\\) + tên máy chủ (ví dụ chọn máy tính của chị Hoa có tên trên mạng cục bộ là hoatc) + tên thư mục được chia sẻ (trong hình minh hoạ dưới đây là “\\hoatc\Data”) rồi gõ Enter:

Chọn file TCCD20xx. mdb ( ví dụ chọn TCCD2013. mdb, TCCD2014. mdb v.v.. ) có trong thư mục san sẻ để máy tính này liên kết và sử dụng tài liệu kế toán trên sever .

III- Cách khôi phục các file dữ liệu bị hỏng:

Phần mềm “ Kế toán công đoàn cơ sở năm trước ” hoạt động giải trí dựa trên những file dữ liệu có tên TCCD20xx. mdb, HT20xx. mdb và VTTS.mdb, trong đó số 20 xx là niên độ kế toán .
Các file dữ liệu này hoàn toàn có thể bị hỏng nếu khi phần mềm kế toán đang ghi tài liệu thì máy tính bị mất điện, bị treo hay đường liên kết mạng bị lỗi. Các file dữ liệu này cũng hoàn toàn có thể bị hỏng hoặc bị mất do virus, do người dùng xoá nhầm, hoặc ổ đĩa cứng bị hỏng v.v. .
+ Nếu File TCCD20xx. MDB hỏng sẽ mất những chứng từ, những báo cáo giải trình đã nhập .
+ Nếu File HT20xx. MDB bị hỏng sẽ mất thông tin mạng lưới hệ thống, những list đơn vị chức năng phòng ban, list đối tượng người dùng, hạng mục những ngân hàng nhà nước, kho bạc …
+ Nếu File VTTS.MDB hỏng sẽ mất những thẻ gia tài đã nhập .

Để dự phòng trường hợp bị mất, hỏng dữ liệu, người dùng phải tuân thủ nguyên tắc thường xuyên copy lưu cả thư mục dữ liệu là Data ra ổ đĩa khác, hay tốt nhất là copy ra ổ đĩa di động USB, thực hiện định kỳ hàng tháng hoặc ngay sau khi cán bộ kế toán vừa thực hiện một khối lượng công việc lớn trên phần mềm (như vừa nhập, sửa xong nhiều chứng từ, lập xong báo cáo quyết toán v.v..). Chú ý phải copy đúng thư mục Data có chứa file dữ liệu đang dùng (phải xem đường dẫn file dữ liệu đang dùng ở dòng cuối trên màn hình của phần mềm này để biết thư mục Data nằm ở đâu trên máy tính), và nhớ đổi tên thư mục Data vừa được copy trên ổ đĩa USB thành Datangaythangnam (Ví dụ đổi tên thư mục Data thành Data30062014, để ghi nhớ đây là thư mục Data được copy ngày 30/06/2014.).

Khôi phục file dữ liệu bị hỏng, mất :

Khi xảy ra mất, hỏng tài liệu ( phần mềm sẽ thông tin tên file bị hỏng là TCCD20xx. mdb, HT20xx. mdb hay VTTS.dmb ), triển khai việc Phục hồi file tài liệu bị hỏng bằng file tài liệu đã được lưu gần nhất như sau :
– Trong trường hợp nếu đơn vị chức năng đang sử dụng chính sách dùng chung file tài liệu qua mạng ( lập chính sách Sharing thư mục Data trên máy tính chủ ) thì phải chạy phần mềm “ Kế toán công đoàn cơ sở năm trước ” từ máy tính chủ chứa tài liệu bị mất để thực thi việc Phục hồi tài liệu, không triển khai việc Phục hồi tài liệu từ những máy tính trạm .
– Bấm chuột mở thư mục “ Quản lý những file dữ liệu kinh tế tài chính ” => Chọn thực đơn “ Khôi phục tài liệu kế toán, báo cáo giải trình TC ( TCCD20xx. MDB ) ” ( hoặc chọn thực đơn “ Khôi phục tài liệu gia tài ”, “ Khôi phục tài liệu tìm hiểu thêm ” tuỳ theo cần Phục hồi loại file dữ liệu nào ) như hình dưới đây .
– Trong hành lang cửa số “ Kiểm tra quyền quản trị ”, nhập tên và mật khẩu của người dùng có quyền quản trị ( nếu đã lập list người dùng ), nếu không chỉ cần bấm nút “ Tiếp tục ” để mở cửa sổ “ Khôi phục file … ” như sau .
+ Bấm chuột chọn một file trong list những file được hiển thị và bấm nút “ Khôi phục ” để Phục hồi file tài liệu bị mất. Đây là những file dữ liệu do phần mềm tự động hóa sao lưu trong thời hạn qua .
+ Nên chọn những file có thời hạn update gần nhất trước ( xếp phía trên ), nếu khi Phục hồi xong, kiểm tra lại thấy tài liệu vẫn chưa đạt nhu yếu thì người dùng hoàn toàn có thể triển khai lại quá trình Phục hồi này và chọn file tài liệu tiếp theo … cho đến khi chọn được file tài liệu đạt nhu yếu. Chú ý những file dữ liệu đã được sao lưu trước khi tài liệu bị sự cố thường sẽ thiếu một số ít chứng từ hoặc báo cáo giải trình v.v.. thế cho nên không nên cầu toàn, gật đầu file được Phục hồi thiếu ít tài liệu nhất rồi nhập bổ trợ lại 1 số ít chứng từ, báo cáo giải trình … còn thiếu bằng tay .

+ Nếu trong trường hợp các file dữ liệu do phần mềm tự động sao lưu không đạt yêu cầu, cần phải khôi phục file dữ liệu nằm ở thư mục khác hoặc muốn chọn các file dữ liệu đã lưu trong ổ đĩa di động USB, người dùng cần bấm nút “Chọn file khác”, phần mềm sẽ hiển thị cửa sổ cho phép người dùng chọn file cần dùng nằm ở ổ USB hoặc các thư mục khác để khôi phục.

III. Chuyển dữ liệu qua email:

Để gửi tài liệu qua email, người sử dụng chương trình cần thực thi việc nén hàng loạt thư mục chứa chương trình thành 1 file nén ( nhu yếu máy tính phải có phần mềm nén winRAR hoặc winzip ) .
Thao tác : Sử dụng Windowns Explore => Bấm chuột phải tại thư mục chương trình ( D : \ KetoanCDcoso2014 ) => chọn Add to “ KetoanCDcoso2014. rar ” hoặc “ KetoanCDcoso2014. zip ”. Khi đó máy tính tạo 1 file nén có tên là KetoanCDcoso2014. rar hoặc KetoanCDcoso2014. zip. Người sử dụng gửi email cho người nhận ( cấp trên ) và đính kèm file nén này .
Trên đây là hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán dùng cho công đoàn cơ sở và công đoàn cấp trên cơ sở kế toán đơn. Quá trình sử dụng, có vướng những đơn vị chức năng phản ánh về công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý hoặc phản ảnh về Tổng Liên đoàn Lao động Nước Ta để được trợ giúp, xử lý theo những số điện thoại cảm ứng :

Ban Tài chính Tổng Liên đoàn : 04 3 9424 021.

Trung tâm Công nghệ thông tin Tổng Liên đoàn : 04 3 8221 668.

http://www.mediafire.com/download/pa4t82fmn40e6l5/DiaKetoanCDcoso2015.rar

Source: https://bacxiunong.com
Category: Blog