Quản lý thời gian là gì? Top 5 công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất

Bài viết dưới đây MISA AMIS sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quản lý thời gian và tìm hiểu những công cụ quản lý thời gian nào mà mọi người sử dụng hiệu quả nhất. Cách tổng hợp những công cụ này thành công nghệ quản lý thời gian tối ưu.

I. Quản lý thời gian là gì?

Thời đại số 4.0, việc tận dụng sức mạnh của công nghệ tiên tiến chính là nước đi mưu trí và tân tiến nhất giúp con người xử lý triệt để bài toán hóc búa về quản trị thời hạn, đặc biệt quan trọng ở quy mô làm việc từ xa hoặc làm việc hybrid .
Dù ở vị trí chỉ huy, quản trị hay nhân viên cấp dưới, có rất nhiều người đã và đang tiêu tốn lãng phí thời hạn mỗi ngày do chưa có kiến thức và kỹ năng quản trị thời hạn một cách khoa học. Những lần chạy deadline vội vã, sự chồng chéo, quá tải việc làm, sự mất cân đối giữa việc làm – đời sống, … chính là những hệ quả xấu đi của việc thiếu kiến thức và kỹ năng quan trọng này .


Vậy quản trị thời hạn là gì ? Quản lý thời hạn được hiểu là quy trình lên kế hoạch và tổ chức triển khai thời hạn biểu cho từng hoạt động giải trí, nội dung đơn cử một cách hiệu suất cao, nhằm mục đích bảo vệ quỹ thời hạn của bạn được sử dụng tối đa và tương thích với mức độ ưu tiên của từng việc làm .
Sự hiệu suất cao của việc quản trị thời hạn được nhìn nhận dựa trên hiệu quả việc làm làm ra và khối lượng việc làm được triển khai, không dựa trên thời hạn hoàn thành xong từng trách nhiệm nhanh hay chậm .

II. 10 cách mà các công cụ quản lý thời gian có thể giúp bạn

Các công cụ quản trị thời hạn sẽ giúp bạn quản trị thời hạn của mình tốt hơn. Khi quản trị thời hạn khoa học, bạn hoàn toàn có thể trở nên hiệu suất hơn, đưa ra quyết định hành động tốt hơn về thời hạn của mình và giảm thời hạn bạn dành cho những việc như báo cáo giải trình và lập hóa đơn .
Khi tất cả chúng ta nói về các công cụ quản trị thời hạn, bạn phải quan tâm rằng khá thuận tiện để tìm được một công cụ tốt. Phần khó là sử dụng phần mềm một cách liên tục và hiệu suất cao .
Đó là nguyên do tại sao thứ nhất bạn cần một nguyên do thực sự chính đáng khiến bạn muốn quản trị thời hạn tốt hơn ( kiếm nhiều tiền hơn, có nhiều thời hạn rảnh hơn … ), sau đó tìm công cụ thích hợp nhất cho tiềm năng của bạn và ở đầu cuối, bạn phải sử dụng công cụ đủ lâu để trở thành một thói quen khoa học .

Dưới đây là danh sách 10 điều mà các công cụ quản lý thời gian có thể giúp bạn nhiều nhất:

  1. Viết ra các mục tiêu của bạn (các mục tiêu được xác định rõ ràng giúp quản lý thời gian rất nhiều)
  2. Sắp xếp công việc theo một khoảng thời gian và lên lịch trước cách sử dụng thời gian đó như thế nào
  3. Có cái nhìn tổng quan về tất cả các nhiệm vụ cần phải hoàn thành (có thời hạn)
  4. Sắp xếp độ ưu tiên các nhiệm vụ của bạn
  5. Ghi lại và phân tích tất cả thời gian đã sử dụng (cho mục đích tối ưu hóa)
  6. Đơn giản hóa việc quản trị (chẳng hạn như báo cáo, lập hóa đơn, v.v.)
  7. Phối hợp với nhóm của bạn
  8. Quản lý cuộc họp tốt hơn
  9. Giảm thiểu thời gian sao nhãng và tập trung tốt hơn
  10. Suy nghĩ về nơi bạn có thể cải thiện và phát triển các thói quen mới

Tất cả những điều này sẽ dẫn đến việc bạn thành công xuất sắc hơn – đưa ra quyết định hành động tốt hơn về các ưu tiên của bạn, triển khai các dự án Bất Động Sản lớn hơn với giá trị ngày càng tăng cao hơn, nói không với những thứ không quan trọng, v.v. Hiệu quả hơn – làm việc nhanh hơn mà không bị phân tâm, tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn, v.v.

III. Các loại công cụ quản lý thời gian tốt nhất cho tất cả những ai muốn quản lý thời gian khoa học

Có năm loại công cụ quản trị thời hạn khác nhau mà bạn phải sử dụng và tích hợp một cách hài hòa và hợp lý. Trên những công cụ này, bạn hoàn toàn có thể vận dụng các kỹ thuật quản trị thời hạn khác nhau, ví dụ điển hình như Danh sách việc làm, ma trận Eisenhower, bộ đếm thời hạn Pomodoro và các kỹ thuật khác .

Đây là danh sách năm loại công cụ:

  • Lịch
  • Công cụ quản lý tác vụ hoặc quản lý dự án
  • Theo dõi thời gian
  • Các ghi chú
  • Công cụ theo dõi các thói quen, công cụ ngăn ngừa mất tập trung và những công cụ khác

>> Đọc thêm:

IV. Top 5 công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất

1. Lịch

Quản lý và tổ chức triển khai thời hạn luôn mở màn bằng lịch và sắp xếp lịch trình tương thích. Các ứng dụng Calendar có sẵn trong máy tính, smartphone, tablet luôn phân phối các nhu yếu quản trị sắp xếp lịch trình của bạn
Calendar là một công cụ giúp bạn trấn áp tốt hơn thời hạn của mình. Bạn nên sử dụng Calendar để có “ cái nhìn tổng quan ” việc làm trong vài tuần tới .
Bạn nên viết hầu hết mọi thứ mà bạn dự tính vào lịch của mình. Dưới đây là một số ít thủ pháp khác về cách sử dụng Calendar nâng cao :

  • Lên kế hoạch cho tuần làm việc sau vào tối Chủ nhật
  • Đầu tiên hãy lên lịch cho những việc quan trọng.
  • Đặt thông báo để bắt đầu công việc.
  • Đảm bảo rằng trong thời gian đã định, bạn làm việc với những nhiệm vụ quan trọng nhất mà không bị sao nhãng.

2. Phần mềm quản lý công việc MISA AMIS

Trong ứng dụng Calendar, bạn đặt trước các khoảng chừng thời hạn để thực thi các trách nhiệm ( quan trọng ) đã chọn, lên lịch các cuộc họp và viết ra mọi thứ khác mà bạn phải làm .
Trong ứng dụng quản trị việc làm ( hoặc quản trị dự án Bất Động Sản ), bạn đặt về toàn bộ các việc làm cần phải thực thi, đặt mức độ ưu tiên và sau đó theo dõi tiến trình việc làm của bạn .
Nếu bạn là một người làm việc tự do, một giải pháp quản trị việc làm đơn thuần là quá đủ. Nhưng với quy mô công ty doanh nghiệp, cần có một công cụ quản trị dự án Bất Động Sản can đảm và mạnh mẽ hơn. Có hai loại theo dõi quy trình tiến độ việc làm / dự án Bất Động Sản như sau :

  • Dựa trên danh sách – Bạn viết ra tất cả các nhiệm vụ trên các danh sách khác nhau.
  • Dựa trên bảng Kanban – Bạn tạo các bảng khác nhau với các cột “việc cần làm”, “đang tiến hành” và “đã hoàn thành” và các thẻ công việc cho mỗi dự án. Sau đó, bạn di chuyển thẻ qua các cột khi thực hiện nhiệm vụ của mình.

Việc bạn nên sử dụng giải pháp dựa trên list hay dựa trên Kanban trọn vẹn phụ thuộc vào vào sở trường thích nghi và nhu yếu cá thể của bạn. Ứng dụng điển hình nổi bật nhất hoàn toàn có thể dùng cả 2 chiêu thức quản trị tiến trình việc làm trên là phần mềm AMIS Công việc .

AMIS Công Việc là ứng dụng thuộc nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS. Ứng dụng này cung cấp rất nhiều tính năng giúp người dùng quản lý thời gian, công việc và dự án toàn diện, từ đó nâng cao năng suất lao động của toàn doanh nghiệp và tối ưu quản trị thời gian thực hiện công việc, dự án.

Dưới đây là tổng hợp 1 số ít tính năng tiêu biểu vượt trội được nhìn nhận cao nhất ở công cụ quản trị thời hạn trực tuyếnAMIS Công Việc:

  • Lập kế hoạch việc làm theo dạng To-do-list với các đầu mục việc làm con nâng cao phân cho từng người đảm nhiệm, người tương quan …
  • Thiết lập thời hạn triển khai xong, tự động hóa nhắc việc trước khi tới hạn tại giao diện của màn hình hiển thị đồng thờ báo qua email ĐK .
  • Quản lý việc làm theo mức độ quan trọng và cấp thiết ( Eisenhower ) để phân chia thời hạn thực thi tương ứng một cách hài hòa và hợp lý, tối ưu thời hạn làm việc .
  • Template giải pháp quản trị thời hạn và việc làm được phong cách thiết kế riêng cho các nghành, ngành nghề khác nhau, giúp người mới mở màn sử dụng thuận tiện tiếp cận các cách quản trị việc làm khác nhau .
  • Tùy chỉnh được giao diện tổng quan theo ý thích, giao diện đẹp và dễ dùng trên cả điện thoại cảm ứng, máy tính, máy tính bảng .
  • Nằm trong hệ sinh thái nền tảng quản trị doanh nghiệpMISA AMIS: hoàn toàn có thể link với các phần mềm phân hệ khác như kinh tế tài chính – kế toán, marketing – bán hàng, quản trị nhân sự, quản trị điều hành quản lý …. Điều này thật sự thiết yếu khi doanh nghiệp tăng trưởng quy mô, rất cần các tài liệu trong lịch sử vẻ vang được tàng trữ trong suốt quy trình hoạt động giải trí .
  • Ngoài phiên bản tiếng Việt, phần mềm phân phối cả phiên bản tiếng Anh, tương thích với người dùng ở đa vương quốc .

Hệ thống báo cáo trực quan, sinh động, đa dạng trên AMIS Công ViệcHệ thống báo cáo trực quan, sinh động, đa dạng trên AMIS Công Việc

Với những tính năng tuyệt vời nêu trên, AMIS Công Việc được các khách hàng gọi với nhiều cái tên như: phần mềm quản lý công việc cá nhân và đội nhóm, công cụ quản lý thời gian hiệu quả, phần mềm lên lịch làm việc, phần mềm quản lý thời gian cá nhân, phần mềm giao việc, phần mềm theo dõi công việc… Tất cả đều có trong một ứng dụng – AMIS Công Việc.

3. Trình theo dõi thời gian

Một công cụ theo dõi thời gian tốt sẽ nhẹ nhàng thúc đẩy bạn làm việc hiệu quả hơn. Các công cụ này cho phép bạn phân tích cách bạn sử dụng thời gian và trên hết, bạn có thể tự động hóa những việc như báo cáo và lập hóa đơn .

Sử dụng công cụ theo dõi thời hạn có lẽ rằng là một trong những mẹo quản trị thời hạn tốt nhất từ ​ ​ trước đến nay. Như người ta thường nói, bạn chỉ hoàn toàn có thể quản trị những gì bạn giám sát .

Các tiêu chí khi đánh giá các ứng dụng theo dõi thời gian tốt nhất:

Theo dõi thời gian thực: Gần như tất cả các ứng dụng theo dõi thời gian đều cho phép bạn theo dõi trong thời gian thực, có nghĩa là chúng cung cấp cho bạn bấm giờ khi bạn bắt đầu tác vụ và bạn có thể tạm dừng hoặc dừng khi hoàn thành.

Khả năng chỉnh sửa thời gian được theo dõi hoặc chỉnh sửa thủ công: Các ứng dụng tốt nhất cho phép bạn chỉnh sửa thời gian thủ công, chẳng hạn như nếu bạn vô tình để đồng hồ hẹn giờ chạy trong khi bạn đi ăn trưa. Bạn sẽ có thể chỉnh sửa nhật ký thời gian để trừ đi số phút bạn không làm việc. Bạn cũng muốn có một ứng dụng cho phép bạn nhập khoảng thời gian sau thời gian ngắn trong trường hợp bạn quên bấm chạy bộ đếm thời gian.

Tính năng báo cáo: Các ứng dụng theo dõi thời gian tốt nhất cung cấp bảng điều khiển và báo cáo cho phép bạn phân tích thời gian hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng dành cho mỗi dự án, mỗi người hoặc mỗi khách hàng.

Khả năng tạo báo cáo hoặc xuất dữ liệu: Một khi bạn tổng hợp tất cả thời gian dành cho công việc của mình, bạn phải có khả năng tối ưu nó. Tất cả các ứng dụng này cho phép bạn tự động tạo báo cáo từ thời điểm theo dõi và được lưu trữ trong ứng dụng hoặc xuất thông tin đó thành tệp PDF, CSV hoặc Google Trang tính để chia sẻ với những người phù hợp.

Danh sách các ứng dụng theo dõi thời gian tốt nhất:

  • Clockify
  • Toggl Track
  • My Hours
  • TMetric
  • Hubstaff

4. Các ứng dụng ghi chú

Một công cụ quan trọng khác hoàn toàn có thể giúp bạn cải tổ đáng kể việc quản trị thời hạn của mình là ứng dụng ghi chú. Bạn nên sử dụng ứng dụng ghi chú để :

  • Viết ra các mục tiêu dài hạn (hàng năm) và ngắn hạn (hàng quý, hàng tháng) của bạn
  • Giữ biên bản cuộc họp
  • Suy ngẫm về cách bạn làm việc và cách bạn có thể cải thiện
  • Lưu tất cả các tài liệu tham khảo và bài báo ở một nơi
  • Lưu phiên bản số của các tài liệu khác nhau
  • Các note cần chú ý về công việc

Các trường hợp sử dụng cho các mẫu như vậy là : ý tưởng sáng tạo, viết hướng dẫn và list kiểm tra, nghiên cứu và phân tích các yếu tố kinh doanh thương mại, chuẩn bị sẵn sàng lộ trình, lịch chỉnh sửa và biên tập … Một quan tâm tốt là ứng dụng cũng nên có các phần lan rộng ra và plugin khác nhau để bạn hoàn toàn có thể gửi tài liệu đến ứng dụng từ các nguồn khác nhau .

Các ứng dụng ghi chú tốt nhất:

  • Google Keep
  • Evernote
  • Sticky note
  • Dropbox
  • OneNote
  • Notion

5. Những công cụ khác

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, có rất nhiều công cụ quản trị thời hạn chuyên được dùng khác. Ví dụ : bạn hoàn toàn có thể sử dụng các công cụ theo dõi thói quen khác nhau, phần mềm để ngăn ngừa sự sao lãng, các giải pháp tự động hóa, v.v.
Ngoài ra còn có nhiều giải pháp tương hỗ các kỹ thuật quản trị thời hạn khác nhau. Chỉ cần nhớ rằng, nên sử dụng một công cụ tiếp tục, tốt hơn so với việc cài quá nhiều công cụ và chỉ sử dụng nửa chừng .

Các công cụ hữu ích khác để có năng suất tốt hơn mà bạn chỉ cần sử dụng:

  • Forest and Freedom – Trình chặn ứng dụng và trang web
  • Brain.fm – Âm nhạc giúp bạn tập trung
  • ‍‍Tomatotimers – Bộ đếm thời gian Pomodoro để sử dụng kỹ thuật Pomodoro
  • Todoist and IFTTT – Một công cụ để kết nối các ứng dụng và tự động hóa quy trình làm việc

Tổng kết:

Trên đây là 5 loại công cụ quản lý thời gian phổ biến nhất. Trong đó, AMIS Công Việc là phần mềm quản lý thời gian, quản lý công việc & dự án được ưa chuộng tại Việt Nam bởi khả năng kết hợp với nhiều phân hệ khác trong nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS, giúp liên thông dữ liệu, nâng cao hiệu quả sử dụng thời gian & hiệu suất làm việc tại bất cứ đâu. Nếu bạn còn băn khoăn nên lựa chọn ứng dụng nào, hãy trực tiếp trải nghiệm mỗi phần mềm để có đánh giá thực tế nhất. 

Các nội dung tìm kiếm liên quan đến “công cụ quản lý thời gian”

Công cụ quản lý thời gian là gì Phương pháp quản lý thời gian
Có mấy cấp độ quản lý thời gian Ma trận quản lý thời gian
Phần mềm quản lý thời gian sử dụng máy tính Công cụ quản lý công việc
Các công cụ và tiện ích để quản lý thời gian Quản trị thời gian

Xin mời tìm hiểu thêm về phần mềm MISA AMIS để nâng cao hiệu quả: quản lý, phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên. Miễn phí trải nghiệm trong 15 ngày.

AMIS Công việc blogAMIS Công việc blog

5/5 – ( 1 bầu chọn )

Source: https://bacxiunong.com
Category: Blog

Related Posts

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.